Votre mission : contribuer au bon déroulement des opérations de promotion immobilière dans leurs différentes phases par une gestion administrative et financière rigoureuse, en collaboration avec l'équipe projet. Apporter une assistance à l'ensemble de l'équipe promotion. Dans le détail : Phase développement - Assister le/la Responsable développement territorial sur ses missions, dans la gestion et l'organisation des événements et des rendez-vous, la préparation des courriers et compte-rendu - Constituer les dossiers inhérents au développement - collecte des informations et mise en forme - les dossiers de concours - dans le cadre d'appels à candidatures promoteurs : demander et constituer le dossier de candidature. Phase études opérationnelles - Assurer la mise à jour des données des opérations dans GOP à partir des éléments fournis par les Responsables de programmes, - Sous contrôle des Responsables de programmes, adapter les contrats nécessaires (maîtrise d'oeuvre, bureau de contrôle, SPS, Qualitel, Habitat Environnement) - Envoyer à la maîtrise d'oeuvre l'engagement développement durable - Envoyer en mairie le dossier de PC constitué par l'architecte. Le cas échéant, faire la demande de transfert de permis - Envoyer la déclaration préalable auprès de la préfecture, CRAM, OPPBTP, médecine du travail - Valider le BAT et s'assurer de l'affichage réglementaire du permis de construire dès réception de l'arrêté ; s'assurer de la réalisation des différents constats huissier Phase appel d'offres - Adapter le RPAO, le CCAP avec le Responsable de programmes - Gérer la parution des appels d'offres - Dépouiller la première enveloppe, vérifier toutes les pièces administratives pour transmission au responsable de programmes - Assurer le suivi administratif des appels d'offres dans le respect de la procédure interne (devoir d'alerte) - Faire signer la dévolution Phase lancement de l'opération - Préparer le dossier suivant les éléments transmis par le Responsable de programmes - Effectuer les demandes de subventions selon les directives des Responsables de programmes. - Préparer les dossiers marchés (OS, marchés, dossier administratif et plans ), convoquer et recevoir les entreprises pour la signature des marchés - Saisir les marchés dans IKOS - Envoyer la déclaration préalable actualisée aux organismes officiels - Mettre en place les contrats d'assurance (dommage-ouvrage) Phase chantier - Contrôler les bons d'acompte (procédure interne) et contrôler systématiquement les factures fournisseurs - Imputer les factures conformément à l'affectation des marchés aux opérations, s'assurer des process de signature et du respect des échéances - Mettre en place les agréments des sous traitants dans le respect de la procédure interne - Enregistrer les cautions bancaires - Rédiger en temps opportun les avenants aux marchés - Mettre en place l'assurance multirisque Habitation et demander les DPE. Phase bouclage de l'opération - Assurer le suivi administratif de fin de programme avec l'aide des Conducteurs d'Opérations - Imputer les factures post arrêt prix de revient conformément à la procédure interne - Formaliser les rapports d'exécution des marchés de travaux transmis aux Conseils d'Administration (Loi Sapin) Tâches d'assistanat pour l'équipe promotion - Préparer les courriers, rédiger des comptes-rendus, réaliser les supports de présentation pour les réunions, - Traiter les appels téléphoniques, superviser les postes du service, planifier les réunions ou rdv - Accueillir physiquement les visiteurs ou clients.
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