Secrétaire d'accueil (h/f)

L'Association Socio-Educative et Culturelle Sillon de Bretagne (44800) RECRUTE UN-E SECRETAIRE D'ACCUEIL

NIVEAU DE FORMATION ET D'EXPÉRIENCE

Formation en secrétariat, accueil ou gestion administrative (BTS, équivalent, ou supérieur)
Expériences professionnelles souhaitées idéalement dans le secteur associatif
Sensibilité au secteur social, associatif ou à l'animation de territoire

Position hiérarchique et fonctionnelle

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

- Fait de l'espace d'accueil un lieu vivant, convivial et facilitant la rencontre, l'information et l'accompagnement des habitants.tes, partenaires et bénévoles
- Dynamise l'espace d'accueil pour en faire un lieu d'échange et de lien social
- Assure l'accueil physique et téléphonique auprès des habitants.tes, partenaires et associations
- Favorise un accueil actif permettant de repérer les besoins et d'orienter les habitants.tes
- Met en place des supports et/ou des animations favorisant l'information et la participation des habitants.tes
- Régule les flux, gère les accès et assure le bon usage des espaces d'accueil
- Garanti la sécurité des personnes accueillies et veille au respect des règles du lieu

- Assure la gestion administrative et les missions de secrétariat au quotidien

- Assure le secrétariat courant du centre :
o gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi)
o gestion des courriels et transmission des informations en interne
o suivi des plannings et réservations de salles

- Réalise des travaux bureautiques :
o rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, documents divers,
o classement, archivage et rangement

- Gère les fournitures de bureau et produits consommables, en lien avec l'équipe
- Assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des Conseils de la Vie Associative
- Apporte un soutien administratif à la direction

- Gère les inscriptions, tient à jour les fichiers et assure le suivi des outils administratifs.

- Paramètre et utilise le logiciel i-Noé (Aiga) :
o gestion des adhésions
o inscriptions aux activités (enfants, adultes, familles, seniors)
o suivi des réservations et de la fréquentation
- Gère les fichiers adhérents : saisie, mise à jour et suivi
- Contrôle les présences et les paiements
- Assure les encaissements des adhésions et des activités
- Gère la caisse et prépare les bordereaux d'encaissement
- Assure le suivi administratif des règlements des adhérents

- Participe aux actions d'information, de communication et à la dynamique de la vie associative.

- Contribue à la diffusion de l'information interne et externe.
- Participe à l'élaboration des supports de communication (affichage, plaquettes, site internet, réseaux.)
- Assure la gestion de l'affichage dans les locaux
- Gère le courrier et les documents destinés aux associations hébergées

-Participe à la vie et à l'animation du centre

- Participe aux réunions de travail internes (réunion d'équipe, coordination animation,.) et externe (réunion du réseau 44)
- Contribue au Projet Social du centre et à son évaluation
- Prépare et participe aux animations et événements du centre

PROFIL ATTENDU

Compétences techniques et professionnelles

- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Bonne connaissance du logiciel adhérents i-Noé
- Maîtrise des techniques d'accueil et de communication
- Connaissances en secrétariat administratif

Qualités relationnelles et organisationnelles

- Sens de l'écoute, et de l'accueil
- Autonomie, réactivité et capacité d'adaptation
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité
- Sens de l'organisation, rigueur et discrétion professionnelle
- Intérêt pour le projet social et les valeurs de l'éducation populaire

Spécificités liées au poste
- Peut être amenée à travailler en soirée, le samedi ou le dimanche

Merci de nous transmettre un cv, ainsi qu'une lettre de motivation lors de votre candidature.