Office manager (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Missions :
La mission principale du poste consiste à veiller au bon fonctionnement du service : cela implique la gestion administrative et budgétaire du service, la gestion des aides à la mobilité pour les étudiants et le personnel, un appui à l'organisation de la mobilité sortante des étudiants, l'organisation de l'accueil des partenaires internationaux.
Il intervient en soutien de la direction du service pour des activités transverses.

Activités principales [découlant de la mission principale] :

• Gestion des aides à la mobilité des étudiants et du personnel
• Gestion des subventions et des aides à la mobilité stage et études (Erasmus +, CROUS et aides internes à l'établissement) : étude des demandes, contrôle des dossiers, répartition
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• des aides, saisie des demandes de mise en paiement sur SIFAC, monitoring des outils de suivi
• Organisation des commissions d'attribution des aides à la mobilité
• Mise à jour et communication des informations relatives aux différents programmes de bourse par mail et sur Moodle
• Assistance aux personnels ayant des projets de mobilité Erasmus + : préparation des dossiers et des demandes d'aide à la mobilité

• Appui à l'organisation des mobilités sortantes :
• Participation à l'organisation et au suivi des jurys de départ à l'étranger et à la procédure de nominations des étudiants (programme ingénieur, bachelor et apprentis)
• Saisie des mobilités sur Aurion et Beneficiary Module pour Erasmus +
• Participation aux réunions d'information pour les usagers du service (étudiants et personnels)
• Participation à la constitution des dossiers, au contrôle des pièces et au suivi des démarches
• Echanges avec le réseau des partenaires

• Gestion administrative et budgétaire du service :
• Suivi du budget du service en lien avec la directrice : saisie des bons de commande et des ordres de mission, reporting
• Organisation des déplacements internes au service
• Organisation des prestations en lien avec les différents évènements du service (accueil des partenaires internationaux, évènements étudiants)

• Activités transverses :
• Participation aux réponses aux enquêtes
• Contribution à la création d'outils de gestion (tableau de bord des mobilités, suivi des aides, annuaires...) et de suivi qualité
• Participation aux rencontres de réseau (AMPERE, Erasmus +, journées thématiques...)
• Participation à la mise à jour des outils de communication interne et externe (Moodle, livrets de départ, catalogue de formations)

PROFIL RECHERCHÉ :

• Profil administratif
• Connaissance du secteur de l'enseignement supérieur et des mobilités internationales fortement appréciée, notamment du programme Erasmus +
• Maîtrise de l'anglais lu, écrit, parlé indispensable
• Maîtrise de SIFAC souhaitée
• Maîtrise de la communication interne et externe (enseignants, élèves, collectivités territoriales...) et des outils de communication en ligne
• Maîtrise de l'orthographe et aisance rédactionnelle
• Connaissance de la fonction publique

Connaissances et compétences opérationnelles (savoir-faire) :
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques
• Organisation, méthode, priorisation des tâches
• Bonnes compétences relationnelles

Horaires et éventuellement contraintes liées au poste :
• Congés à prendre en roulement avec les autres membres du service
• 37h hebdomadaires
• Pause réglementaire de 45 minutes minimum
• 1 jour de télétravail possible
• Des mobilités nationales et internationales de quelques jours peuvent être proposées à
l'agent/e
• Des événements ponctuels le week-end peuvent être proposés à l'agent/e (journées portes
ouvertes par exemple)
• Souplesse et adaptabilité, polyvalence
• La connaissance des Espaces Numériques de Travail serait un plus (SIFAC en priorité, Aurion serait apprécié)

Compétences comportementales et qualités requise (savoir-être) :
• Rigueur
• Travail en équipe
• Autonomie, prise d'initiative
• Diplomatie relationnelle
• Disponibilité et réactivité