Au sein du pôle HEC Executive Education d'HEC Paris, le/la Responsable de Programmes travaille avec l'équipe pédagogique et l'entreprise cliente pour mettre en œuvre des programmes de formation sur mesure de grande qualité. Il/elle gère plusieurs programmes en parallèle, intervient aux étapes de conception, de réalisation et de suivi de chacun d'entre eux et est garant d'une expérience client réussie. La/le Responsable de Programmes coordonne les différentes parties prenantes au programme de formation pour en garantir un déroulement fluide et mémorable pour les participants.
Principales responsabilités :
Le/la Responsable de programmes travaille étroitement avec les Directeurs pédagogiques et Chefs de projets sur l'ensemble des actions de préparation et de production des séminaires sur mesure :
Phase de Conception du programme :
- Organisation et suivi des rendez-vous d'ingénierie et des réunions de coordination clients permettant la création ou l'adaptation des programmes,
- Réservation des lieux de séminaire et des dates d'animation auprès des intervenants et transmission des informations de paiement au service support back-office,
- Saisie des informations de paiement dans l'outil de suivi budgétaire.
Phase de réalisation du programme :
- Préparation administrative et logistique des séminaires :
- Formalisation et transmission de documents aux participants du programme, tels que : programme de la formation, guidebook, listes des participants, convocations, .
- Recueil et préparation des supports pédagogiques, recueil des souhaits et modalités d'organisation des intervenants pour un séminaire présentiel ou distanciel,
- Aide à la création d'un parcours digital dédié,
- Interface avec les hôtels et restaurants pour les réservations d'hébergement et de restauration,
- Organisation du séminaire (sur site HEC, lieu extérieur ou à distance) :
- Agencement de la salle de formation selon les besoins recensés, ou de la plateforme de connexion dans le cadre d'un programme digital,
- Accueil des participants et présence aux moments clés du programme, interface suivi personnalisé des besoins des participants avant, pendant et après le programme.
Phase de suivi du programme :
- Saisie des évaluations et diffusion aux intervenants et à l'entreprise,
- Validation de la rémunération des intervenants,
- Facturation clients,
- Mise à jour du budget pour veiller à la maîtrise des coûts.
- De formation Bac + 2 minimum, vous êtes parfaitement bilingue anglais-français avec expérience internationale
- Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et aisance dans l'utilisation d'outils digitaux (Zoom, MS Teams, etc.)
- Forte disponibilité surtout pendant les périodes de séminaire en présentiel (soirs, week-ends, jours fériés) et pour des déplacements à l'étranger
- Sens du service client, commercial et relationnel
- Esprit d'équipe et flexibilité
- Rigueur et organisation
- Autonomie et prise d'initiative
- Poste basé à : Campus de Jouy-en-Josas (78) avec des déplacements à Paris et sur les sites où se déroulent les programmes en France et à l'étranger.
- Disponibilité souhaitée : dès que possible
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