Assistante administrative et communication f/h

Informations générales Organisme de rattachement Siège de l'AP-HP Référence APHP_2025-15488 Date de début de diffusion 26/03/2025 Date de parution 22/11/2025 Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical Intitulé du poste Assistante administrative et communication F/H Description du poste Missions administratives Assurer l’accueil physique, téléphonique et filtrage du service Assurer la gestion du courrier entrant/sortant Organiser et préparer les réunions internes et externes pour l’équipe L’assistanat de la directrice du pôle, son adjointe, du responsable du pôle gestion des actifs immobiliers, afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, mise en forme de documents, comptes rendus de réunions, organigramme, liste des contacts, organisation de déplacements, communication, préparation de rendez-vous et réunions, etc.) ; Tenue des agendas Suivi de la facturation (Création fournisseurs, demandes d’achat, service fait, relance fournisseurs) Rédiger des courriers, notes de services, CR, support de réunion (power point, tableau Excel…) ; Constitution de dossiers, Suivi des plannings des congés La prise en charge des aspects logistiques du service, classement et archivage Communication : La préparation et coordination des sujets de communication du service (Collecte infos et préparation des rapports d’activité, support de présentation du service, livret d’accueil,) et des évolutions IT (Intranet,). Sur la gestion du parc : organisation des évènements en lien avec la gestion du patrimoine, conduite du projet de montée en qualité du cadre de vie, suivi des personnels sur site Descriptif du profil recherché BAC2 assistanat de direction ou assistanat de gestion ou relation clients Formation supérieure BAC2 en assistanat de direction ou assistanat de gestion Expérience réussie de 5 ans minimum sur un poste similaire Rigoureux·euse et organisé·e, vous savez faire preuve de méthode et avez le sens des priorités Compétences opérationnelles Très bonne maîtrise des outils bureautiques : logiciels Word - Excel - PowerPoint sous Windows avec une sensibilité certaine sur la qualité des présentations Connaissance SAP Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale Réactivité Capacité à prendre des initiatives Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence Compétences relationnelles Doté·e d'un excellent sens du relationnel Esprit d’équipe Discrétion Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Paris (75) Géolocalisation du poste 78 rue du Général Leclerc 94270 Le Kremelin-Bicêtre