Assistant de directions relations internationales et executive education f/h

MISSIONS : - Assister la Directrice de la DRDI et la Directrice de la DEE - Assister la direction des Relations et du Développement International et la direction de l’Exécutive Education dans leur développement et leur fonctionnement opérationnel - Engager les dépenses et assurer le suivi du budget des deux directions ACTIVITES : 1/ Gestion administrative dans le cadre des actions des 2 directions (DRDI-DEE) - Assiste les directrices, traite les informations et les dossiers d'ordre administratif et en vérifie la conformité - Organise les réunions de service, produit les comptes rendus et assure le suivi des actions - Organise les déplacements des membres des 2 directions et assure la gestion des missions (nationales et internationales) : création, suivi, et retour de mission, chiffrage, contrôle, etc. - Aide à l'organisation des évènements et des instances DEE - Aide à l’organisation des événements DRDI (Erasmus Days, rentrées, programmes courts) - Participe à l'accueil / logistique de participants, intervenants, invités internationaux - Participe aux activités de reporting (apporte son soutien pour les enquêtes Alumni et Questionnaires de satisfaction) - Assure l’administration des ventes en soutien de l’équipe commerciale 2/ Gestion budgétaire des 2 directions (DRDI-DEE) Aide à la construction des tableaux de pilotage Assure le suivi du budget alloué aux 2 directions et met à jour les tableaux de pilotage - Assure le suivi du budget Erasmus de la DRDI et met à jour les tableaux de pilotage - Engage les dépenses, contrôle les factures avant certification et alerte les directeurs sur les questions budgétaires - Assure la diffusion des informations relatives aux process DAF et soutient les équipes dans leurs démarches avec la DAF - Suit les devis et les paiements avec les prestataires Niveau de formation et/ou expérience requis : - Diplôme Bac 2 ou - Bac avec une expérience professionnelle minimum 4 ans ou - Expérience professionnelle minimum 8 ans Compétences, connaissances et expériences indispensables : - Maîtrise du Pack office : traitement de texte, tableurs, présentations - Maîtrise des outils informatiques ou numériques : Intranet, Web, visio-conférence, outils collaboratifs indispensable, SIREPA, PEP, GFD - Bonnes compétences en expression écrite et orale - Maîtrise de l’anglais professionnel (oral et écrit) – Niveau B2 (Cadre européen commun des langues) Compétences, connaissances et expériences souhaitables sans être indispensables : - Connaissance des règles de la comptabilité publique - Connaissance des outils SIREPA, PEP, GFD, - Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche - Expérience dans un département des relations internationales ou un organisme de formation Capacités et aptitudes : - Discrétion - Rigueur, méthode et sens de l’organisation - Sens du service clients internes / externes - Travail en équipe - Autonomie - Polyvalence - Capacité à dialoguer avec des interlocuteurs multiples, aisance relationnelle - Gestion des priorités - Souci de l’image et de la valorisation de l’école à l’extérieur - Intérêt pour d’autres cultures Grande Ecole de management de l’IMT-Institut Mines-Télécom, premier groupe d’écoles d’ingénieurs de France, Institut Mines-Télécom Business School est une Grande Ecole publique qui forme des managers et des entrepreneurs responsables, innovants et ouverts sur le monde, afin de guider les entreprises dans les transitions au cœur de la société de demain, avec une expertise particulière dans le management du numérique et des technologies. Elle partage son campus avec Télécom SudParis, également membre de l’IMT. L’Ecole compte 1500 étudiants, figure chaque année au classement des meilleures business schools françaises et européennes, et est accréditée AACSB et AMBA. L’Ecole propose des formations allant du post-Bac (Bachelor – Grade Licence) à l’Executive Education en passant par le Programme Grande Ecole délivrant un diplôme Bac5 (Grade Master).