Missions
L’ensemble des missions confiées s’inscrivent dans la démarche qualité mise en œuvre à l’école (notamment Qualiopi). A ce titre, le gestionnaire de formation se verra confier les missions suivantes:
Référentiel d’activités/de compétences/de formation:
* Contribue à la rédaction des notes de présentation des nouvelles actions de formation en vue de leur validation par les instances de l’EHESP.
* Formalise les programmes détaillés des formations
La relation avec les commanditaires
* Enregistre les demandes de formation
* Met en forme propositions pédagogiques et financières ainsi que les conventions
L’organisation des formations
* Planifie la gestion des formations
* Planifie les sessions dans le progiciel de gestion des formations
* Assure la coordination avec les partenaires régionaux
* Organise les formations (réservations de salles, équipements, Visio, reprographie, gestion des pauses…) ou accompagne, si besoin, les partenaires régionaux dans l’organisation des formations
* Réserve et gère les prestations de service (devis, bons de commande des pauses, repas…)
* Organise les instances de pilotage des formations
* Organise la réalisation et la diffusion des évaluations de la satisfaction des apprenants
Le budget des activités de formation
* Assure le suivi des échéances des conventions (bilans pédagogique et financier)
* Effectue le suivi budgétaire des dépenses et recettes
* Contribue aux budgets prévisionnels
* Contribue à la production des reporting aux commanditaires et aux instances de l’EHESP
L’appui aux responsables de formation
* Assiste le responsable de formation: plannings, préparation des supports, maquette …
* Collecte les supports pédagogiques de l’ensemble des intervenants et les met à disposition (CAMPUS, …)
* Met en œuvre le recueil des attentes, le positionnement des apprenants et l’évaluation des acquis
La gestion et le suivi administratif des intervenants (vacataires, sous-traitants et enseignants)
* Assure l’accueil des intervenants
* Met en forme les missions confiées aux vacataires, prestataires et enseignants
* Assure la gestion et le suivi administratif des contrats des intervenants
* Saisit les informations demandées dans le progiciel de gestion de la formation
* Recueille les évaluations de la satisfaction des intervenants externes et internes
La gestion et le suivi administratif des apprenants
* Organise l’émargement en ligne et s’assure de l’édition des convocations et des certificats de réalisation
* Organise les jurys de validation et les produit les documents de référence
Compétences requises
Savoirs
* Réglementation de la Formation professionnelle et de ses financements
* Connaissances de base en ingénierie de formation
* Utilisation des outils pédagogiques
* Fonctionnement des administrations publiques
* Environnement et réseaux professionnels
* Capacités d’analyse et de synthèse
* Elaboration de tableaux de bord
* Techniques de gestion administrative
* Techniques de présentation orale et écrite
* Maîtrise de Word/Excel et des outils collaboratifs (Teams, Zoom)
* Utilisation de logiciels métier (progiciel de gestion de la formation, Edusign…)
Savoir‑être
* Autonomie,
* Réactivité, sens de l’initiative et de l’anticipation
* Sens de l’organisation
* Capacité d’écoute
* Goût de travail en équipe et qualités relationnelles
Renseignements
* Poste de catégorie B, vacant à temps plein, à pourvoir dès que possible.
#J-18808-Ljbffr
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