Poste proposé aux agents titulaires de la fonction publique et aux contractuels (CDD de 12 mois)
Le challenge
La Direction des Enseignements et de la Vie Étudiante (21 personnes) est en charge de la mise en œuvre de la politique de la formation et de la vie étudiante l'Université Pau et Pays de l'Adour.
Au cœur de l'organisation, l'assistante assure de façon autonome le suivi de la gestion administrative courante de la DEVE.
Les activités principales
Vous aurez en charge :
Contribuer au pilotage de la direction
- Elaborer les budgets (Direction et Pôle Formation Vie étudiante)
- Suivre l'exécution budgétaire et financière
- Assurer le suivi des tableaux de gestion (conventions de partenariat, courriers, délibérations, décisions)
- Veiller au bon circuit de diffusion des décisions de la direction en interne et en externe
- Suivre et centraliser les dossiers RH des personnels de la direction
- Coordonner et mettre à jour des contenus intranet et internet
Assister la vice-présidence Formation et vie universitaire dans son activité la direction de la DEVE et la Directrice Générale Délégué Formation Vie Etudiante
- Gérer les agendas, organiser les réunions et sécuriser les échéances
- Contribuer à la conception de supports,
- Rédiger les comptes rendus et les courriers institutionnels et notes de cadrage
- Soutenir le secrétariat de la CFVU
Ce poste est fait pour vous si
Vous êtes :
Titulaire d'un diplôme de niveau III (type BAC)
Vous possédez :
De l'expérience dans un environnement dynamique, exigeant
De l'expérience dans l'assistanat de direction, en environnement administratif ou dans la gestion de dossiers complexes, idéalement dans le secteur public ou l'enseignement supérieur
De l'expérience dans la gestion simultanée de plusieurs interlocuteurs et sujets
Vous maîtrisez :
L'organisation et planification d'activités
La rédaction et la mise en forme de documents administratifs et institutionnels
L'utilisation d'outils bureautiques et collaboratifs de manière avancée
L'organisation de circuits de validation de documents administratifs
Vous êtes en capacité :
De hiérarchiser et planifier de manière automne votre activité en respectant les échéances
De gérer des dossiers à forte dimension administrative et réglementaire
D'anticiper les besoins de la direction
De faire preuve de réactivité et d'adaptabilité
D'appliquer et faire respecter les procédures administratives internes
De rendre compte de manière synthétique, rigoureuse et fiable
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