Assistant administratif et financier

L'agglomération Paris Saclay recrute dans le cadre d'une création de poste au sein de la direction des Mobilités, son futur assistant administratif et financier H/F, basé à Orsay. Mission 1 : Secrétariat administratif de la direction - Gérer les agendas du directeur et des agents de la direction, - Organiser des réunions internes et externes pour les agents de la direction : préparer et diffuser les ordres du jour, préparer les salles de réunion, prévoir les outils nécessaires (informatique, …), - Assurer le respect des délais de transmission de documents avant les réunions, - Enregistrer, traiter, diffuser et suivre le courrier de la direction, - Suivre les notes émises par les agents de la direction envers la direction générale et le cabinet, - Participer aux réunions de la direction et à la communication interne, - Rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus, - Rechercher et diffuser des informations (veille documentaire), - Mettre à jour le planning de congés de la direction, - En lien avec le service des Assemblées, assurer le respect des échéances par les agents de la direction pour les instances institutionnelles, - Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques (en particulier les demandes liées aux services de mobilité vers la chargée des relations usagers) et réorienter les courriers informatiques. Mission 2 : Gestion des crédits de la direction des mobilités - Mettre à jour l'outil de suivi budgétaire pour les activités de la direction des mobilités, - Suivre et contrôler l'exécution budgétaire en lien avec la responsable budgétaire du pôle et le directeur, - Saisir et contrôler des bons de commandes, engagements en dépenses, - Rapprocher les factures réceptionnées, - Veiller au calendrier budgétaire et à la consommation des crédits, - Assister la direction dans la préparation budgétaire, - Effectuer les bilans financiers et administratifs. Merci de déposer votre candidature via notre plateforme d'offres d'emplois : https://www.damaaas.com/v1/index.php/anon/addElementAnonym/9277/27275/5a4bbf155db874da9a21fe3be0c3ed777d2cf81eselectedDamaaas=9277