Associé principal services administratifs h/f

Job Description

Description générale

Nous recherchons un(e) Coordinateur Administration Projets Marketing (H/F) qui aura pour mission principale l'administration des projets (événements externes) : de la préparation des documents en passant par la rédaction des contrats jusqu'au suivi de la réalisation.

Vous aurez la responsabilité de l'archivage et de la traçabilité des projets en cas d'audit interne.

Vous contribuez à l'optimisation de la gestion opérationnelle et financière des projets. Vous siège et le terrain.

Vous soutenez les managers dans l'administration des activités inhérentes au domaine d'activité.

Activités principales :

- Pilotage de l'administration et logistique des projets (20% à 40%)

Responsable de l'administration des projets (événements externes) ;
Responsable de l'organisation de la logistique des événements externes en étroite collaboration avec les prestataires externes ;
Gère le suivi des contrats pour les projets ;
Initie les points opérationnels pour le suivi des activités en cours, la planification des projets et la rédaction des comptes-rendus ;
En fonction des activités spécifiques de la direction, coordonne des projets internationaux ;
Peut-être amené à coordonner en autonomie les événements, à apporter un support sur la production de matériel non promotionnel et à saisir certains éléments dans les outils en place.
- Responsable du suivi des engagements budgétaires (20%- 30%)

- Facilitation des activités des équipes (10%-20%)

Assiste les équipes dans leurs activités quotidiennes ;
Assure l'organisation logistique des réunions d'équipe ;
Responsable du classement ;
Suit l'intégration des nouveaux arrivants ;
Fournit le matériel et les outils mis à disposition de la Direction ;
Coordonne les interactions entre le siège et le terrain ;
Responsable de l'amélioration continue des process existants ainsi que les méthodes de travail dans une optique de simplification des relations entre le siège et le terrain.
- Facilite les audits internes et amélioration continue des procédures internes (10%- 15%)

Coordonne les audits internes ;
Veille au respect et au maintien de la méthodologie de l'administration des projets.
- Participation à des projets spécifiques (5%-20%)

Profil :

Formation Bac +2 minimum de type Attaché de Manager, ou Assistant de Gestion Administrative et Financière ;
Vous avez au moins 2 ans d'expérience avec une expérience en gestion de projet ;
Maîtrise du Pack Office et outils de gestion de type achats ;
Connaissance en méthodologie de gestion de projet ;
Esprit d'équipe ;
Rigueur.

Required Skills:
Accountability, Accountability, Administrative Leadership, Administrative Organization, CDM Regulations, Communication, Data Entry, Document Management, Event Planning, Executive Office Administration, File Management, Financial Budgeting, Herd Health, Microsoft Office, Office Applications, Office Equipment, Operations Coordination, Process Improvements, Project Management, Scheduling, Software Proficiency, Team Coordination, Travel Scheduling, Vendor Management, Visa Applications {+ 2 more}

Preferred Skills:

Current Employees apply

Current Contingent Workers apply

Search Firm Representatives Please Read Carefully
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status:
Project Temps (Fixed Term)

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:
Hybrid

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Job Posting End Date:

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFOREthe listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.