Assistant/e de direction au sein du cabinet du maire (h/f) - villeparisis

Vos missions en quelques mots Au sein du Cabinet de Monsieur le Maire vous assurer un soutient administratif et organisationnel. Principales activités • Assurer le secrétariat du maire et de la directrice de cabinet, et les assister dans l’exercice de leurs fonctions. • Assurer l’accueil téléphonique et physique du cabinet du maire. • Accompagner la direction de cabinet dans le pilotage et l’organisation d’évènements (inaugurations, cérémonies officielles, jumelages…), et en assurer l’assistance technique (envoi et suivi d’invitations, suivi du protocole…). • Assurer le soutien administratif, logistique et opérationnel d’actions et d’évènements municipaux (invitations, relances, signalétiques…) et d’appui à la communication événementielle, en lien avec la direction de la communication et les services concernés. • Gérer les fichiers, les coordonnées partagées et les actualiser régulièrement. Assurer la diffusion de listings. • Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunions (dont certaines auxquelles vous assistez). • Assurer la rédaction de courriers et de notes synthétiques d’information. • Réceptionner, trier et diffuser le courrier et les mails arrivant au cabinet du maire. • Assurer une veille. Activités ponctuelles/transversales • Gérer la boîte mail du cabinet du maire, en lien avec votre binôme. • Assurer des missions diverses émanant des élus. • Assurer un renfort pour les trois pôles du cabinet du maire (communication/relations publiques, démocratie participative/évaluation des politiques publiques, et prévention/sécurité). • Assurer la gestion des parapheurs du cabinet, en lien avec votre binôme. Formations et expériences requises : • Diplôme de secrétariat ou autre. • Si possible avec une expérience professionnelle similaire. Contraintes particulières et conditions d’exercice : • Travail majoritairement en bureau, mais des déplacements peuvent être à prévoir régulièrement. • Souplesse et capacité d’adaptation pour répondre aux éventuels aléas. • Disponibilité. Avantages de la Ville: * Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE CIA), 13ème mois * Politique dynamique de formation (Plan de formation triennal, accès aux préparations concours, programmation INTERNE) * Possibilité d'activités sportives et chorale du personnel gratuites sur le temps du midi * Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun * Possibilité de participation mutuelles santé et prévoyances labélisées 15 15 * Restaurant communal Profil recherché Savoir être • Sens du relationnel. • Discrétion. • Polyvalence. • Réactivité. • Sens de l’organisation. • Sens de l’écoute. • Capacité d’adaptation. • Qualités relationnelles. • Travail en équipe. • Savoir faire Maîtrise de l’outil informatique et des NTIC en général. • Maîtrise des outils bureautiques. • Maîtrise parfaite de l’orthographe et sens de la rédaction. • Capacités de priorisation. • Conception d’un support, d’un document. • Recherche de données, d’informations avec efficience. • Diffusion d’une information, d’une publication.