Gestionnaire de formation

Sous la responsabilité de la Direction de la Formation Continue Panthéon-Sorbonne et de la responsable du Pôle formations FCPS le.la gestionnaire formation doit assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité (IA/IP/notes/délivrance des diplômes) pour le bon déroulement des formations continues qui lui sont attribuées. Conseil et orientation • Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation • Informer, orienter et suivre les stagiaires en Apprentissage sur les démarches administratives liées à la formation • Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité • Assurer le rôle d'interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l'université, entreprises, organismes financeurs • Assurer la diffusion d'informations relatives aux formations en interne avec la personne chargée de la communication. Gestion administrative • Assurer le bon déroulement d'une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC) • Assurer la gestion du courrier et de la messagerie • Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d'émargement, feuilles de présence, numéros RNCP, CPF • Assurer le classement et l'archivage Gestion scolarité • Gérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE • Organiser les délibérations • Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC • Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le.la responsable pédagogique • Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction Gestion financière • Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées • Assurer le suivi des mises en paiement • Assurer l'ingénierie financière du montage des dossiers de financement • Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière • Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires Assistance logistique • Mettre à disposition l'ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d'une formation • Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue) • Participer à l'organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons • Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations Démarche qualité en continu • Participer à la mise en place de FCA Manager au sein des composantes • Référente au sein de FCPS et des composantes des montages de dossier de financement : Compte personnel de formation (Plateforme MonCompteFormation) • Gérer les plannings des ouvertures de cours à distance • Appliquer les règles de conservation et de destruction des documents du service des archives de l'université • Appliquer les innovations dans la fonction tel que l'utilisation des plateformes interactives pour chacune des formations gérées • Participer aux journées portes ouvertes en présentiel et/ou à distance • Participer aux groupes de travail destinés à moderniser les procédures internes au service et en relation avec les services centraux (fichiers partages avec la Direction des Affaires Financières, l'Agence Comptable) • Assurer la continuité de service lors de l'absence d'un personnel du pôle formation • Se former dans le cadre des évolutions réglementaires de la Formation Tout au Long de la Vie