Assistant d'agence h/f

RESPONSABILITÉS :

Vous êtes un(e) professionnel(le) de l'administratif doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et d'une grande autonomie ? Vous souhaitez prendre part au pilotage des processus clés d'une agence dynamique et contribuer activement à sa performance ? Alors cette opportunité est faite pour vous ! Nous recherchons un(e) Assistant(e) d'Agence (H/F) de talent pour renforcer notre équipe et devenir un pilier de notre efficacité opérationnelle.

VOS MISSIONS PRINCIPALES :
En collaboration étroite avec l'équipe administrative (composée d'une assistante d'agence et d'un intérimaire), vous serez au cœur de la production administrative de l'agence et en assurerez le pilotage global. Vos missions seront variées et stimulantes :
• Gestion Administrative Complète : Vous produirez et contrôlerez la donnée administrative, garantissant la fiabilité et la conformité de nos processus. Vous serez le garant de la tenue à jour des dossiers du personnel (environ 70 personnes), de la gestion des contrats (intérimaires et salariés) et du suivi des habilitations et autorisations.
• Pilotage des processus RH : Vous assurez le suivi rigoureux des pointages quotidiens, l'import des données et la saisie sur nos outils, dans le respect des échéances de paie et de clôture. Vous gérerez également la planification des absences, des congés et des formations.
• Suivi et relance des impayés : Vous serez en charge de la Balance Âgée (BAG) en lien avec le service recouvrement, effectuerez les relances nécessaires auprès des clients et gérerez les avoirs.
• Création et émission des factures clients : Vous établirez les factures relatives aux chantiers, en veillant à leur exactitude et à leur conformité.
• Gestion analytique : Vous assurerez la saisie des chantiers et des commandes clients dans notre système de gestion, incluant la numérisation des documents dans la GED.
• Participation aux Appels d'Offres et Certifications : Vous appuierez l'équipe dans la veille, le téléchargement, la constitution et l'envoi des dossiers de réponse aux appels d'offres. Vous préparerez également les dossiers et audits de certifications.
• Sécurité et Environnement : Vous participerez activement à la gestion de la sécurité (extincteurs, parc, bureaux) et au suivi environnemental (traçabilité des déchets).
• Gestion de l'Accueil et des Archives : Vous serez en charge de l'accueil téléphonique et physique, de la distribution du courrier, et de l'archivage.

PROFIL RECHERCHÉ :

Suite à une formation dans la gestion, vous avez une expérience sur un poste similaire.
Grâce à une vision globale des processus administratifs, vous êtes capable de prendre des initiatives, de gérer vos priorités et d'auto-contrôler votre production.
Vos proches vous reconnaissent des qualités d'adaptation et le sens du service.
Vous vous sentez particulièrement à l'aise avec les outils informatiques de suivi de chantier, de facturation, de paie sans négliger les outils bureautiques et plus particulièrement Excel.

Le savoir être est notre priorité : l'esprit collaboratif et la curiosité sont autant d'atouts incontournables pour vous épanouir dans votre travail. En qualité de futur collaborateur vous êtes un ambassadeur au sein de notre entreprise, votre activité repose sur le sens du service et la discrétion.
En intégrant nos équipes, vous participez au développement de l'agence.
Ce que nous offrons :
• 🏥 Une mutuelle familiale
• 🌞 Une prime vacances
• 🎯 Une prime sur objectif
• 🎁 De nombreux autres avantages avec notre CSE
• 👷Tickets restaurants
• 🌴 13 RTT par an
• 👫 1,5 jours par an pour vous engager dans des actions solidaires et responsables

La rémunération sera définie en fonction de votre profil, de votre expérience et de vos compétences.

Alors, prêt à allumer l'étincelle de l'innovation ? ⚡ Rejoignez nous dès maintenant et électrifier notre quotidien !
Dans le groupe EDF, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d'ouvrir nos portes à toutes les compétences, toutes les énergies et toutes les personnalités sans exclusion. Le poste proposé est donc ouvert à toutes et à tous.