Assistant-e en gestion administrative h/f

Description du Poste Les Missions L'assistant ou l'assistante en gestion administrative devra assurer de manière autonome la gestion financière, comptable et administrative d'un laboratoire multisite : suivre les crédits du laboratoire, effectuer les commandes d'achats, gérer les déplacements des membres de l'unité, participer à la gestion administrative du laboratoire. L'Activité Suivre les crédits, le montage financier et l'exécution des conventions :- Aider à l'établissement des budgets prévisionnels (collaborations de recherche, appels à projets)- Répartir les crédits affectés au laboratoire sur les différentes lignes budgétaires (dotation, contrats de recherche)- Suivre la consommation des crédits, informer régulièrement la direction du laboratoire et les agents concernés- Collecter et archiver les données comptables et/ou financières des contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)Effectuer les achats :- Recenser les besoins d'achat et de prestations diverses- Rechercher et contacter les fournisseurs, demander des devis- Créer les bons de commande sur l'application dédiée- Contrôler les livraisons, effectuer les services faits- Vérifier la mise en paiement des factures auprès des fournisseursGérer les déplacements :- Vérifier et compléter les demandes de missions transmises via l'application dédiée- S'assurer du bon déroulement de la mission, depuis la demande jusqu'au remboursement des frais de l'agent- Collecter auprès des missionnaires les justificatifs de frais- Si besoin, apporter un appui aux agents pour l'utilisation de la plateformeParticiper à la gestion administrative :- Suivre, en lien avec la responsable administrative, le recrutement des agents contractuels et des stagiaires via l'application dédiée- Avoir un rôle de liaison /contact avec l'administration du Technopole de l'Arbois- Participer à l'accueil des nouveaux arrivants (titulaires, CDD, stagiaires, invités) : informations utiles, badges, cartes de cantine.- Participer à l'organisation des réunions et manifestations organisées par l'équipe (colloques, soutenances de thèse, assemblées générales) : réservation de salles, demande de devis- Participer aux réunions de site, en rédiger le compte-rendu- Diffuser les informations administratives et réglementaires aux agents du laboratoire Votre Profil Compétences Connaissances :- Connaître les règles de base de la comptabilité publique- Connaître la réglementation administrative applicable aux achats publics et aux déplacements des agents publics- Connaître l'organisation de la recherche publique et notamment ses modes de financement- Connaître l'organisation et le fonctionnement du CNRS serait un plus- Savoir lire et écrire en anglais (niveau B1). Compétences opérationnelles :- Maîtriser les logiciels courants de bureautique ; la maîtrise des logiciels spécifiques à l'activité (GESLAB, NOTILUS, CANOPE, etc.) serait un plus- Savoir lire une convention, suivre l'exécution du budget prévisionnel et comprendre les contraintes de justification financière- Maîtriser les règles et les procédures administratives applicables à l'activité- Savoir rédiger des comptes-rendus- Savoir analyser les données budgétaires pour optimiser l'exécution du budget et conseiller la direction du laboratoire- Savoir gérer son activité et son temps dans un calendrier et un cadre de gestion complexe- Savoir rendre compteCompétencesLe cas échéant, certaines connaissances et compétences pourront être acquises dans le cadre de formations prises en charge par l'employeur, notamment concernant l'utilisation des logiciels et applications propres au CNRS.Savoir-être :Faire preuve de rigueur et de fiabilitéAvoir le sens de l'organisationSavoir s'adapter rapidementÊtre autonome tout en sachant travailler en équipe et en coordination avec des interlocuteurs variés Avoir une aisance relationnelle, savoir interagir avec des partenaires externes au laboratoire. Votre Environnement de Travail L'UMR ESPACE est un laboratoire multi-tutelles (CNRS, Aix Marseille Université, Université Côte d'Azur, Avignon Université) qui compte 90 personnes (géographes, psychologues, informaticiens), dont 50 titulaires.Le laboratoire étudie principalement les interactions espace-nature-société et leur durabilité, de l'échelle du logement à celle du continent. Les principaux thèmes étudiés sont : la ville (notamment les modèles d'aménagement et leur durabilité), l'environnement (en particulier les impacts du changement climatique sur les ressources naturelles, les risques et leur gestion); les systèmes territoriaux côtiers en Méditerranée, les interactions entre espaces et santé. Il comprend aussi un axe spécifiquement dédié à la médiation scientifique et aux interactions sciences société. Le laboratoire comprend 4 sites : Avignon, Aix en Provence, Nice et une implantation à Saint-Christol-lez-Alès (Cévennes), où il porte un observatoire hydro-socio-météorologique. La personne recrutée travaillera sur le site d'Aix-en-Provence du laboratoire (Technopole de l'Environnement Arbois-Méditerranée), qui compte environ 20 personnes, sous la direction du directeur de l'unité et du directeur adjoint (localisé à l'Arbois). Elle travaillera en coordination avec la responsable administrative de l'unité (située à Avignon) et les autres gestionnaires situées à Nice et Avignon.Une partie des activités peuvent être effectuées en télétravail, sous réserve de respecter la réglementation en vigueur au CNRS. Compte tenu du caractère multi-sites du laboratoire, la personne recrutée sera amenée à interagir avec des collègues des autres sites de l'UMR, ainsi qu'avec différents services des établissements tutelles du laboratoire. Des déplacements de courte durée en France sont également à prévoir, aux fins de réunions ou de formation. Rémunération et avantages Rémunération Congés et RTT annuels 44 jours Pratique et Indemnisation du TT Pratique et indemnisation du TT Transport Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€ À propos de l’offre Référence de l’offre UMR7300-MOBINT-Q54015 Secteur d’activité Gestion et Pilotage Emploi type Assistant en gestion administrative (H/F) Session Hiver 2026 Groupe de Fonction AIG2 À propos du CNRS Le CNRS est un acteur majeur de la recherche fondamentale à une échelle mondiale. Le CNRS est le seul organisme français actif dans tous les domaines scientifiques. Sa position unique de multi-spécialiste lui permet d’associer les différentes disciplines pour affronter les défis les plus importants du monde contemporain, en lien avec les acteurs du changement. Le CNRS Les métiers de la recherche