Responsable de scolarité

À propos de nous

5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.
Pluridisciplinaire, elle forme près de 29 000 étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).
Multisite, son implantation en fait une université de proximité à taille humaine.


Mission

L’Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e responsable du service de scolarité au sein de l'UFR des Sciences Economiques, Sociales et de Gestion.

Il/elle sera en charge d'organiser l’activité du service de la scolarité et encadrer le travail du personnel administratif (13 personnes à Reims et 2 sur le campus délocalisé troyen) et aura les missions suivantes

Pilotage et encadrement du service

· Organiser et planifier l’activité annuelle (rentrée, examens, jurys, diplomation) ; structurer le plan de charge et les échéanciers.

· Encadrer, animer et accompagner la montée en compétences des gestionnaires

· Formaliser et diffuser les procédures ; assurer la circulation de l’information au sein de l’UFR et avec les services centraux.

· Contribuer à l’amélioration continue (simplification, dématérialisation, contrôle interne) avec la responsable qualité de l’UFR.

Gestion du parcours étudiant et dossiers complexes

· Superviser IA/IP, admissions, équivalences, VAP, transferts, césures et statuts particuliers ; instruire les dossiers complexes.

· Garantir un accueil et une information fiables

· Veiller à la conformité des actes de scolarité et au respect des textes ; application du RGPD sur les données étudiantes.

Examens, jurys et diplomation (conformité pédagogique)

· Établir et publier les calendriers d’épreuves ; organiser la logistique des examens et l’accessibilité des aménagements.

· Organiser les jurys ; sécuriser la chaîne des notes, procès-verbaux et décisions.

· Suivre la diplomation et gérer les situations litigieuses avec la direction et les services centraux.


Offre de formation, maquettes et emplois du temps

· Modéliser l’offre dans le SI scolarité (Apogée : structures d’enseignement, MCC, règles de calcul) ; mises à jour lors des évolutions et campagnes d’accréditation.

· Contribuer aux dossiers d’évaluation/accréditation et aux documents de référence (MCC, règlements, supports d’information).

· Coordonner la construction des emplois du temps et la réservation de salles (CELCAT) en lien avec les équipes pédagogiques.



SI scolarité, qualité des données et coordination transversale

· Assurer le rôle de référent fonctionnel Apogée

· Produire des tableaux de bord, bilans et statistiques pour l’équipe de direction.

· Coordonner l’activité avec les services centraux (DEVU) et en interne avec le Service Formation Continue et Alternance (SFCA)


Profil

Savoirs

· Environnement de l’enseignement supérieur, LMD, règlement des études, modalités de contrôle des connaissances (MCC).

· Connaissance des processus de scolarité (inscriptions, examens, jurys, diplomation) et des circuits décisionnels.

· RGPD et confidentialité des données.



Savoir-faire

· Management d’équipe, planification/organisation des pics d’activité et conduite du changement.

· Maîtrise d’un SI scolarité (Apogée) et d’outils associés (ESUP-Stage, CELCAT) ; très bonne pratique des tableurs (tableaux croisés, contrôle de cohérence).

· Maîtrise des plateformes de candidature (Parcoursup, MonMaster, eCandidat).

· Rédaction de procédures, notes et communications ; capacité à sécuriser les flux d’information et à formaliser les décisions.

Savoir-être

· Rigueur, sens du service public, fiabilité et discrétion.

· Esprit d’initiative, résolution de problèmes, pédagogie et écoute.

· Capacité à travailler en transversal, diplomatie.



Contraintes particulières de travail :

· Pics d’activité en périodes de rentrée, examens, jurys ; amplitude horaire ponctuelle.

· Respect strict des calendriers institutionnels et des échéances réglementaires.


Type de recrutement

Poste de catégorie A ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels

Temps plein

CDD d'un an, renouvelable.


Conditions salariales

Rémunération selon expérience

Participation à la protection sociale complémentaire

Date limite de candidature : 06/11/2025