Secrétaire de direction des investissements f/h

Description du poste

Missions générales :

* Assiste dans l’ensemble des tâches du secrétariat de la Directrice des Investissements

* Assure le management du secrétariat de la Direction

Mission permanentes :

* Coordonne et anime le secrétariat

* Gère l’agenda de la Directrice des Investissements en coordination avec sa collègue

* Gère le planning des congés du secrétariat avec sa collègue et ceux des cadres de la Direction des Investissements

* Planifie les réunions

* Réalise des travaux bureautiques (courriers, rapports, notes, comptes rendus, plus suivi des effectifs et recrutements etc…)

* Participe et rédige le compte rendu du CODIST et ceux des CTI des DMU

* Gère des dossiers spécifiques

* Classe et archive les dossiers de la Directrice et du secrétariat de direction

* Organise la gestion de l’administration des logements et des conventions d’occupation de tiers avec sa collègue

* Organise la gestion des gardes techniques et administratives

* Assure le relai avec la DRH sur les dossiers des agents de la Direction (évaluations, recrutements, formations…)

Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive) :

* S’assure de la continuité du secrétariat de la D.I.S.T.

* S’assure du bon déroulement de dossiers spécifiques (de l’élaboration à la finalisation)

Particularités du poste :

* Confidentialité

* Loyauté

* Disponibilité

PRÉS-REQUIS

Baccalauréat Professionnel

BTS secrétariat – assistante de Direction

COMPÉTENCES REQUISES

CONNAISSANCES PARTICULIÈRES REQUISES

* Capacité d'encadrement et d'animation d'un secrétariat

* Capacité de gestion et organisation d'un secrétariat de Direction

* Capacité rédactionnelle et prise de notes

* Maîtrise de l'outil informatique

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE

* La connaissance de l'institution serait un plus

* Formation et expérience en secrétariat de Direction

QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES

* Discrétion, courtoise, qualité de communication et d'accueil

* Capacité d'adaptation, gestion des priorités

* Curiosité intellectuelle

* Rapidité d'exécution

* Capacité d'initiative et d'autonomie

* Rigueur, discrétion et précision

* Sens du relationnel

* Qualité rédactionnelle

* Sens de l'organisation

* Disponible


Profil recherché

PRÉS-REQUIS

Baccalauréat Professionnel

BTS secrétariat – assistante de Direction

COMPÉTENCES REQUISES

CONNAISSANCES PARTICULIÈRES REQUISES

* Capacité d'encadrement et d'animation d'un secrétariat

* Capacité de gestion et organisation d'un secrétariat de Direction

* Capacité rédactionnelle et prise de notes

* Maîtrise de l'outil informatique

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE

* La connaissance de l'institution serait un plus

* Formation et expérience en secrétariat de Direction

QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES

* Discrétion, courtoise, qualité de communication et d'accueil

* Capacité d'adaptation, gestion des priorités

* Curiosité intellectuelle

* Rapidité d'exécution

* Capacité d'initiative et d'autonomie

* Rigueur, discrétion et précision

* Sens du relationnel

* Qualité rédactionnelle

* Sens de l'organisation

* Disponible