Solutions Transition est un cabinet de Management de Transition et de Recrutement basé à Valenciennes. Notre client est l'acteur de l'exploitation ferroviaire des Hauts-de-France.
Dans le cadre de son schéma directeur du matériel roulant, il est prévu de gérer :
- L'adaptation de l'infrastructure du réseau ferré national (RFN) en interface directe avec les sites de maintenance existants ou par la création de nouveaux sites de maintenance par l'Autorité Organisatrice des Transports (AOT), afin de créer les conditions de raccordement sécurisées et fonctionnelles à l'entrée sur le RFN de ces nouvelles installations et ces nouveaux modes d'exploitation.
- L'adaptation de l'infrastructure du réseau ferré national (RFN) restant en place, à l'issue des transferts de propriété à la Région, dans les périmètres des sites de maintenance et des garages sur voies de service, pour permettre que les opérations sous MOE et MOA de la partie voyageurs de notre client ou d'autres entreprises ferroviaires soient exécutées sans impact sur l'exploitation su RFN.
Les activités clés sur le plateau se préfigurent comme suit :
- Le cadrage des expressions du besoin d'étude :
- La pré-affectation et affectation des projets.
- La supervision de la production des études
- Objectifs
Afin de parvenir à piloter ce programme, notre client met en place un PMO. Les grandes étapes de la mission sont de :
En appui à la directrice de programme, le PMO a pour mission principale de :
- Mettre en place un « Plateau Etudes » dédié à la réalisation de ce programme
- Assurer la vision stratégique et transversale d'une vingtaine de projets
- La réussite des projets ainsi que l'atteinte des objectifs stratégiques qui y sont liés
- La standardisation et l'amélioration continue des processus liés à la gestion du programme
- L'organisation des CODIR, comité technique, comité de pilotage etc. liés à la gestion du projet
- Le développement et la mise à jour de la documentation, des outils de suivi, reporting et de pilotage des CODIR, comité technique, comité de pilotage etc. et statistiques liés à la gestion du projet
- La mise en place d'une culture de « projet agile » au sein du « Plateau Etudes »
- Réalisations
Pour l'ensemble des projets, la mission débute de l'émergence jusqu'à la réalisation/mise en service des projets.
Les missions confiées au PMO concernent plusieurs axes :
Accompagner la mise en place d'une organisation spécifique interne à notre client
Base études :
- Tenir à jour le Planning A (planning de production des études/travaux en lien avec le SDMR et les Etudes et travaux des EF ferroviaires) avec les équipes projet de la direction ingénierie.
- Remplir la base à chaque revue d'étude : traçabilité des actions et décisions, notification des risques (faible, moyen, fort), vérification des phases d'études et des délais négociés
- Solliciter les équipes projets à J-4 des réunions de préparation des instances internes (Revues d'études / d'opérations / instances) pour qu'ils mettent à jour la base conformément à la note de fonctionnement (à établir)
- Mettre à jour la base après réception de chaque compte-rendu de cadrage
- Mettre à jour les comptes C6 et les PL après chaque cadrage et chaque revue d'étude
Réunions de cadrage :
- Planifier les dates et agendas sommaires sur 3 mois glissants, sur la base des demandes et des priorisations décidées par le responsable production la DZI
- Éditer les convocations, assurer la liaison par téléconférence, réserver les salles si nécessaire
- S'assurer de la disponibilité des bons interlocuteurs (selon agenda de la revue)
- S'assurer que les cadrages soient bien préparés à la date prévue et comportent les informations requises (planning A, liste données entrée, programme fonctionnel, références administratives et comptables, montant prévisionnel des travaux), alerter si besoin
- Être l'interlocuteur privilégié des parties prenantes pour l'organisation, prendre acte des éventuelles contraintes ou difficultés et proposer des actions permettant d'assurer le déroulement des réunions dans les meilleures conditions
- Participer aux revues, prendre des notes, transmettre les notes aux producteurs en appui
- S'assurer du bon envoi des comptes-rendus de cadrages par les producteurs externes (BET études externalisées) ou internes (CEP) à J+3 après le cadrage, s'assurer de la validation du compte-rendu par tous les participants, et de l'intégration des amendements dans la version finale, diffuser à tous après validation de la directrice de programme.
Revues d'études / d'opérations / instances :
- Planifier les dates et agendas sommaires de l'année
- Éditer les convocations, assurer la liaison par téléconférence, réserver les salles
- S'assurer de la disponibilité des bons interlocuteurs, que les revues soient bien préparées à la date prévue et comportent les informations requises
- Être l'interlocuteur privilégié des parties prenantes pour l'organisation, prendre acte des éventuelles contraintes ou difficultés et proposer des actions permettant d'assurer le déroulement des revues dans les meilleures conditions
- Participer aux revues, renseigner la base études qui fait office de compte-rendu
COPIL Plateau et autres réunions spécifiques :
- Organiser les COPILs et réunions spécifiques avec les assistantes des directeurs ou directrices
- Réaliser les supports de présentations à J-10 et mettre en place le processus de validation avant diffusion
- Prendre note en réunion, établir les projets de relevés de décision
- Diffuser les relevés de décision
- Mettre à jour la base études en fonction des décisions prises et animer la diffusion de l'information
- Mettre à jour mensuellement les indicateurs de production et de performance
- Alerter de toutes dérives financières, plannings, programmes et proposer les plans d'actions correctifs.
Assurer le suivi administratif des études ainsi que la Planification des projets.
Les Livrables
Les livrables attendus au titre de cette prestation et objet de rémunération sont :
- Le projet de note de fonctionnement du « plateau étude » et des interfaces entre acteurs
- Les outils de reporting, d'indicateurs de pilotage et de suivi synthétique des projets
- Mise à jour hebdomadaire de la base études
- Mise à jour hebdomadaires des documents du SharePoint
- Mise à jour hebdomadaire du tableau suivi administratif des études
- Mise à jour hebdomadaire des plannings
- Mise à jour hebdomadaire des fiches synthétiques des projets
- Supports de présentation des COPILs et autres réunions spécifiques
- Dossiers pour les instances
- Comptes rendus et relevés de décisions des réunions
- Plannings (de projets, instances, réunions)
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