Spécialiste gestion documents

État de l'art Gestion des Documents

L'assistant du gestionnaire de documents est chargé de la mise en place et de l'entretien d'un système de gestion documentaire efficace. Il s'agit d'une personne très organisée, capable de hiérarchiser les informations et de s'adapter rapidement à de nouvelles situations.

1. Conduite du changement :
* Formation et sensibilisation des équipes projet à l'utilisation d'une nouvelle GED : Concevoir des guides, tutoriels et autres supports pour aider les utilisateurs à maîtriser l'outil GED.
* Animation de sessions de formation : Organiser et animer des sessions de formation pour les utilisateurs, en adaptant le contenu à leurs besoins spécifiques.
* Communication : Mettre en place des campagnes de communication pour informer et sensibiliser les utilisateurs sur les avantages de l'outil GED.
2. Implémentation et Suivi :
* Déploiement de l'outil : Participer au déploiement technique de l'outil GED, en collaboration avec les équipes IT.
* Rapatrier les documents présents sur d'autres supports après une phase de recensement et d'identification de ces documents par le dialogue avec les équipes.
* Support utilisateurs : Assurer un support aux utilisateurs pendant la phase de transition, répondre à leurs questions et résoudre les problèmes rencontrés.
* Suivi et évaluation : Mettre en place des mécanismes de suivi pour évaluer l'adoption de l'outil et son impact sur les processus de travail.
* Collecte de feedback : Recueillir les retours d'expérience des utilisateurs pour identifier les axes d'amélioration.
* Optimisation des processus : Proposer et mettre en oeuvre des améliorations continues pour optimiser l'utilisation de l'outil GED.
* Veille technologique : Rester informé des évolutions technologiques et des nouvelles fonctionnalités disponibles pour l'outil GED.
3. Reporting et Communication :
* Rapports d'avancement : Préparer et présenter des rapports réguliers sur l'avancement du projet et les résultats obtenus.
* Communication interne : Maintenir une communication fluide avec toutes les parties prenantes pour s'assurer que tout le monde est aligné et informé.