Assistant(e) de communication (h/f)

RESPONSABILITÉS :

En tant qu'Assistant(e) de Communication, votre mission principale sera faciliter et d'optimiser la gestion de l'information et des communications au sein d'une direction ou d'une équipe. Cela inclut notamment :
• Organiser, pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liés à la direction ou au suivi des dossiers.
• Assurer la gestion logistique, y compris l'organisation de réunions et d'événements.
• Assister les équipes de la direction de la communication dans la gestion des projets de communication.

En somme, vous jouerez joue un rôle clé dans l'efficacité opérationnelle et la coordination des activités de communication.

Les activités principales du poste :
• Vous organisez des visites, des conférences ainsi que de petits événements.
• Vous prenez des rendez-vous, tenez l'agenda du Directeur et organisez ses réunions en interne comme en externe.
• Vous gérez les parapheurs : vous mettez les documents à la signature et vérifiez que l'émetteur respecte les normes de rédaction et de présentation.
• Vous assurez l'accueil physique.
• Vous gérez les appels téléphoniques, en traitant, filtrant, renseignant et en transcrivant les messages.
• Vous organisez les rendez-vous en visioconférences et les déplacements.
• Vous vous occupez de la réservation des salles de réunions.
• Vous rédigez et mettez en forme divers documents : courriers, notes, rapports, supports de présentation (diaporamas), ordres du jour et comptes-rendus de réunions.
• Vous effectuez la reproduction et la diffusion de documents, dossiers et affiches.
• Vous traitez les courriers, dossiers et documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
• Vous mettez à jour des bases de données (fichiers presse, etc.).
• Vous préparez les plis et envoyez les invitations, courriers et campagnes d'emailing via un outil dédié.
• Vous éditez les demandes d'interviews, reportages ou tournages.
• Vous gérez les stocks de produits et matériels (saisie, suivi, contrôle et relance des commandes).

Vos conditions particulières d'exercice :
• Horaires modifiables (ponctuellement) pour le besoin du service en fonction des évènements, des manifestations (et/ou des urgences).
• Heures supplémentaires possibles (à récupérer).

PROFIL RECHERCHÉ :

Votre profil :
• Vous détenez un BTS Communication / Assistant(e) de direction ou diplôme équivalent validé.
• Vous avez une première expérience en communication & gestions administratives.
• Vous détenez des connaissances du milieu de la communication.
• Vous connaissez le milieu hospitalier.
• Vous détenez des connaissances approfondies du pack office (Word, Excel...), d'internet & outils de marketing direct.

Vos compétences :
SAVOIR ÊTRE :
• Dynamisme, rigueur, organisation, polyvalence, travail en équipe, bonne capacité d'adaptation et sens de l'accueil.
• Savoir gérer plusieurs dossiers en même temps.
• Gestion du stress et des urgences.
• Aisance relationnelle et facilité d'expression.
• Discrétion professionnelle.

SAVOIR-FAIRE :
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
• Excellente orthographe, bonne élocution.
• Secret professionnel et confidentialité.
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports.
• S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes.
• Travailler en équipe / en réseau.
• Utiliser les outils bureautique / TIC / internet.
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
• Organiser son travail en fonction des impératifs et des délais.
• Faire le suivi de réalisation des tâches, d'organisation d'événements ou d'actions de communication.