Assistant de formation

En vue du développement de son activité English 4 French (E4F) a besoin d’avoir un(e)

“Conseillèr(e) / Assitant(e) en Formation” pour son centre de Paris dans le 11ème

arrondissement, qui puisse accueillir, renseigner, conseiller et suivre les apprenants tout au

long de leur parcours de formation, en étant formée aux méthodes E4F.


A l’issue d'une petite formation en entreprise, le/la “Conseillèr(e) en Formation” sera en mesure

de prendre en charge l’apprenant et son parcours de formation au sein de la structure dans son

intégralité (du montage du dossier à la facturation tout en assurant le suivi qualité).

Vous travaillerez en toute autonomie dans une entreprise innovante (on ne manque pas d’idées

!), dans un joli cadre et au sein d’une équipe sympathique et solidaire. Vos missions seront

variées, avec beaucoup d’interactions avec les stagiaires, l’équipe pédagogique et les

prospects.


Horaires du poste : (35h/semaine) : de 10h00 à 13h00 et de 14h00 à 18h00 du lundi au

vendredi sauf le mardi de 11h00 à 13h00 et de 14h00 à 19h00.

Formation de ce poste en interne mais expérience de 2 ans minimum obligatoire.


Responsabilités :

Mission 1 – ACCUEIL ET CONSEIL EN FORMATION

- ENTRETIENS téléphoniques et physiques : Analyse résultats test entrée, remise documents,

présentation et valorisation de notre Centre, recueil des informations nécessaires à l’offre de

formation forfait ou personnalisée.

- Enregistrement coordonnées prospects (dans logiciel de gestion KXO) et gestion des relances.

- Recherche financement et critères de prise en charge, si besoin.

- Etablissement et envoi offre de formation forfait ou personnalisé (devis manuel + notre propre

CRM).

- Montage des dossiers de prise en charge (OPCO/FAF/CPF/France Travail...) +

accompagnement dans les démarches de demande de prise en charge.

- Relances prospects/stagiaires : offres de formation, TDN, passage certification, absences,

etc.


Mission 2 - SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS

- Traitement courriel et courrier postal.

- Contrôle des feuilles de présence de la veille + Gestion du planning si besoin suite

absences + MAJ feuille de présence (signature stagiaire si absence).

- Enregistrement des réservations et gestion plannings formateurs + salles de cours.

- Envoi convocations des entrées en formation.

- Préparation des dossiers administratifs + dossiers de présence (feuilles présence +

attestations diverses + fiche entrée pédagogique) et dossiers virtuels pour ONLINE.

- Entrées + sorties + validation du service fait, dans EDOF.

- Etablissement contrats intervenant extérieurs et vérification de leurs factures.

- Envoi Test mi-parcours + Test fin parcours + évaluation formation.

- Inscription aux certifications TOEIC ou CLOE + envoi convocation examen.

- Envoi des justificatifs à la Caisse des dépôts à la suite du contrôle des dossiers.


- Eléments de facturation pour la chargée de gestion (complétude fiche “élément de

facturation”) et enregistrement des échéances de facturation.

- Relances paiement (à la demande de la chargée de gestion).

- Encaissement des supports et remises chèques et espèces en banque.

- Clôture dossier administratif (certificat de réalisation, envoi attestation certification,

contrôle dossier avant archivage, MAJ logiciel KXO).


Activités Mission 3 - ASSISTANCE PÉDAGOGIQUE

- Suivi et accompagnement du stagiaire durant son parcours de formation (tél, mail) :

rappel déroulé formation, réajustement parcours formation, aide à l’utilisation des

plateformes de réservations et classe virtuelle.

- MAJ dossier pédagogique.

- Relances des stagiaires suite période d'absence (mails, appels) à la demande de la

responsable pédagogique.

- Interface avec l’équipe pédagogique et stagiaires (retour/ relais sur difficultés

rencontrées des stagiaires et envisager des éléments de solutions avec les formateurs +

échanges informels quotidiens avec les formateurs sur les stagiaires, réajustement du

parcours de formation, supports...).

- Remonter si besoin à la responsable pédagogique, des problèmes/questions/demandes

des stagiaires et/ou formateurs.

- Echanges avec intervenants extérieurs sur le suivi de la formation des stagiaires (autres

langues).

- Participation / soutien à l’amélioration continue du développement de l’entreprise

(facturation intermédiaire, abondement, certifications à proposer...).


Mission 4 - APPLIQUER LES PROCEDURES QUALITE

- Proposition procédure Qualité et contrôle des procédures Qualité (procédures

administratives et pédagogiques si nécessaire).

- Apporter les actions correctives nécessaires et établir les fiches et preuves (en

collaboration avec formateurs et/ou responsable centre).

- Proposition des trames des documents de référence, si besoin.

- Gestion des réclamations et remontée à la Direction si besoin.


Mission 5 – DIVERS

- Rangement du centre (le matin – si nécessaire).

- Achats supports pédagogiques, petites fournitures, fournitures bureau.

- Gestion des stocks fournitures.

- Participation réunions.

- Archivage.

- Déplacement à la poste, banque.


EXPERIENCE / COMPETENCES :

- Expérience préalable dans le domaine de la formation professionnelle.

- Excellentes compétences en communication écrite et orale et sens de l'écoute.

- Rigueur et organisation (gestion des priorités / autonomie).


- Capacité à effectuer des recherches pour être force de proposition dans la mise en

place des contrats de formation (optimisation des financements / critères de prise en

charge).

Si vous êtes passionné(e) par le développement professionnel, que vous avez d'excellentes

compétences en communication et que vous souhaitez contribuer au succès d'une équipe

dynamique, nous serions ravis d'examiner votre candidature.

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour une entrevue.


TYPE D'EMPLOI : Temps plein

(REMUNERATION : 2 300,00€ à 2 700,00€ par mois)


AVANTAGES :

- Formation linguistique offerte.

- Prise en charge des frais de transport en commun (Pass Navigo sur justificatif).


HORAIRES :

- Du lundi au vendredi

- Travail en journée


LIEU DU POSTE : En présentiel