Assistante de gestion des affaires générales/ direct

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi ASSISTANTE DE GESTION DES AFFAIRES GENERALES

RELATIONS FONCTIONNELLES
-Echanges quotidiens avec les services internes.
-Echanges ponctuels avec d'autres collectivités.
-Echanges avec différents fournisseurs et magasins.
-Echanges avec différentes Mairies et Préfecture.
-Echanges avec les administrés.
Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES ET ACTIVITES DU POSTE

Services courriers
-Trie et envoi le courrier aux destinataires.
-Transfert les mails qui arrivent sur la boîte accueil vers les destinataires concernés.
-Scanne et référence le courrier sur ZEENDOC.
-Remise en main propre à chaque agent du courrier qui lui est destiné.
-Lit les avis d'obsèques sur le journal et en fait part au maire.
-Rédaction de courrier à envoyer.
-Archivages des documents papier.
-Fait la navette entre la Mairie annexe et la Mairie village quand Thérèse casanova est absente.

Marchés Publics
-Etabli les bons de commandes pour les différentes demandes et services.
-Consultations pour les marchés publics.
-Archivage sur ZEENDOC et Proliant des bons et devis.
-Fait signer au maire les différents bons de commande.
-Tiens un registre des stocks et commande pour les différents services.

Etat-Civil
-Préparation de la salle des mariages + mise à jour des actes de mariage.
-Accueil des invités et des mariés.
-Remise en état de salle après le mariage.
-Archivages des documents d'état civil.

Etat-Civil
{En remplacement si absence des titulaires ou demandes urgentes)
-Accueil du public, physique et téléphonique
-Réception des demandes et doléances du public.
-Rediriger le public auprès des services concernés
-Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil.
-Etablissement des dossiers de mariage, préparation des mariages (actes, livret de famille, certificat de mariage) et assiste le Maire lors de la cérémonie.
-Etablissement des dossiers de baptême civil, préparation des baptêmes et assiste le Maire lors de la cérémonie
-Déclaration de décès
-Délivrance d'autorisation des fermetures de cercueil

Autres missions
{En remplacement si absence des titulaires ou demandes urgentes)
-Remplacement de l'agent titulaire pour les ERP.
-Remplacement de l'agent titulaire pour la gestion des ressources humaines.
-Recensement militaire.
-Rédaction des arrêtés de débits de boissons temporaires.
-Légalisation de signature et accord des copies conforme des documents

AUTONOMIES ET RESPONSABILITES
-Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique.
-Large autonomie dans l'organisation de son travail.
-Garant des procédures administratives et statutaires en matière de gestion des ressources Humaines.

MOYENS TECHNIQUES
-Technologies de l'information et de la communication : téléphone, photocopieur, scanner, matériel de bureautique, internet, intranet, pack office, etc.
-Logiciels de Ressources Humaines (SITEC) et d'Etat-Civil (Littera et Athéna)
Profils recherchés SAVOIRS - PRE RECOUIS

Service courriers
-Savoir faire preuve de méthodologie.
-Posséder un bon sens du service.
-Être un bon communicant et savoir coopérer au sein d'une équipe.
-Maîtriser les différents outils bureautiques.

Marchés publics
-Communication/relations interpersonnelles.
-Marchés, produits et fournisseurs.
-Techniques quantitatives

Etat-Civil
Connaissance :
-De la réglementation en matière d'Etat-Civil.
-Sur la fonction publique territoriale.
-De l'organisation générale des services de l'administration.
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...)
-De l'utilisation des logiciels informatiques courants (Littera, Athéna).

SAVOIRS FAIRE - PRE RECOUIS

Service courrier
-Travailler avec rigueur et régularité.
-Utiliser les logiciels du domaine.
-Entretenir de bonnes relations avec l'ensemble de la cellule administrative concernée.
-Encadrer et déléguer.

Marchés Publics
-Etablir une communication avec les candidats pour l'aspect administratif et la relation avec les utilisateurs internes
-Gérer simultanément les procédures multiples
-Rédiger et mettre en forme des bons de commandes et/ou rapports.
-Utiliser les procédures, outils, protocoles spécifiques aux achats publics.

Etat-Civil
-Savoir accueillir le public.
-Savoir appliquer les procédures administratives et en assurer le suivi.
-Qualités relationnelles et rédactionnelles.

SAVOIRS ETRE - PRE RECOUIS
-Obligation de discrétion professionnelle.
-Respect du devoir de confidentialité.
-Savoir s'organiser dans son travail.
-Savoir travailler en équipe et au contact du public.
-Amabilité.
-Autonomie.
-Rigueur.
-Dynamisme.
-Polyvalence .
-Capacité d'adaptation.
-Être à l'écoute, faire preuve d'empathie.

QUALIFICATIONS ET FORMATIONS DE L'AGENT
Titulaire d'un CAP et Brevet professionnelle de fleuriste.
Titulaire d'une certification de Niveau S (niveau Bac+ 2) d'assistante des Ressources Humaines.

*Cette fiche de poste n'a pas de caractère exhaustif et peut évoluer.