RECRUTEMENT D'UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F
Pour le Siège - Association Gabriel Deshayes
Poste à pourvoir en CDD (6 mois) à temps plein dès que possible.
Sous la responsabilité de la Directrice Générale et en lien direct avec les administrateurs, le personnel du Siège et les directions opérationnelles.
Missions :
Soutien à la Vie Associative et au Siège
Préparation des réunions et accueil des participants : assemblée générale, conseils d'administration, réunions de bureau, commissions, comités de direction, réunions du Président de l'Association ou de la Direction Générale
Rédaction et diffusion de comptes rendus/procès-verbaux après validation
Actualisation du site internet en lien avec le prestataire, veille au respect de la charte graphique
Coordonne les différentes parties prenantes lors d'évènements transversaux
Tenue de registres institutionnels, mise à jour des statuts auprès des partenaires
Création de tableaux de bord et coordination (actualisation du projet associatif, outils 2002-02 des ESMS, échéances des évaluations, commissions de sécurité, rapport d'activité générale...)
Veille législative
Collecte les informations, traite les données et synthétise les résultats d'enquêtes associatives
Veille au respect des délais de traitement des dossiers et alerte en cas de besoin
Gestion quotidienne :
- Assure l'accueil physique et téléphonique au Siège
- Gestion de la boîte mail de l'Association
- Traitement du courrier entrant et sortant de l'Association
- Mise à jour de l'agenda électronique de la Direction Générale
- Gestion des réservations, inscriptions, notes de frais, absences de la Direction Générale
- Mise à jour des affichages administratifs dans les services en lien avec les secrétariats
- Suivi de dossiers spécifiques : instances (CSE, médecine du travail...), autorités (financeurs, préfecture...) en lien avec les collaborateurs du Siège
- Assurer l'archivage des dossiers associatifs et le référencement de la documentation
- Structuration des dossiers du personnel et classement
- Soutien des cadres dans la gestion des temps de travail et les contrats à durée déterminée
- Utilisation des logiciels de gestion des temps, du pilotage de la qualité et de la gestion des risques et coordination avec les ESMS ; reporting auprès des prestataires
- Assurer des reportings réguliers à la Direction Générale
- Veille à la protection des données personnelles
Formation :
- Niveau Licence
Compétences requises :
- Expérience significative dans un poste similaire, de préférence dans le secteur médico-social
- Connaissances des organisations et des politiques médico-sociales
- Connaissances en droit social
- Appétence pour les systèmes d'information
- Faire preuve d'un devoir de réserve et de loyauté
- Inscrire sa démarche professionnelle dans le cadre du projet associatif
- Contribuer à la bonne image de l'Association
Candidature à transmettre à :
Association Gabriel Deshayes
Directeur des Ressources Humaines
6, Allée Marie-Louise Trichet
BRECH - BP 30247 56402 AURAY CEDEX
drh@agd56.fr
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