Gestionnaire administrative - ssiad (h/f)

Missions :

- Accueille, écoute et oriente les usagers et les professionnels.
- Recueille et traite des informations relatives au fonctionnement du service
- A en charge le suivi de dossiers administratifs liés au fonctionnement du service
- Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail du service.
- Contacts directs et échanges permanents avec la Responsable hiérarchique

Activités :

1. Accueil téléphonique et physique du service
- Renseigner les interlocuteurs internes et externes et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages
- Relations avec d'autres services, collectivités, partenaires en fonction des domaines d'activités

2. Gestion administrative globale
- Gestion des prises en charge des patients : instruction et suivi des dossiers de prise en charge, fin de prestation et actualisation des procédures administratives
- Gestion de l'archivage du service (dossiers des patients, documents comptables, ressources humaines et fonctionnement du service).
- Gestion du courrier et du courriel du service (arrivée / départ)
- Gestion des agendas et rendez-vous du service en lien avec les infirmières coordinatrices et la responsable hiérarchique (planning, communication)

3. Gestion comptable
- Contrôler la disponibilité des crédits, Suivre et élaborer les liquidations (recettes et dépenses) ;
- Participer à la réalisation des bilans
- Suppléer le régisseur d'avance

4. Gestion des Ressources Humaines
- Participer à l'élaboration et à l'exécution de la paye et de toutes les déclarations y afférent ;
- Participer à la veille réglementaire ;
- Planifier et suivre les conventions de stage en lien avec les infirmières coordinatrices ;
- Assurer la planification mensuelle et annuelle et le suivi sur le logiciel métier en lien avec les infirmières coordinatrices ;
- Suivre administrativement les absences du personnel : enregistrement notamment informatique (logiciel R.H. et logiciel gestion des soins) ; constituer et suivre les dossiers d'indemnisation des arrêts de travail ;
- Réaliser toutes les démarches et rédiger les documents relatifs aux contrats de travail en lien avec la responsable hiérarchique ;
- Gérer la mise à jour du fichier récapitulatif du personnel.
- Planifier et suivre les visites d'aptitude et les visites médicales des agents ;
- Planifier et assurer le suivi des formations du personnel en lien avec les infirmières coordinatrices ;
- Réceptionner et diffuser les informations générales liées à l'emploi et à la formation.

5. Gestion des stocks et des achats
- Réaliser les bons de commande, les commandes, les engagements et le mandatement des factures en lien avec les Infirmières Coordinatrices et la responsable hiérarchique.
- Réceptionner, vérifier les achats
- Suivi des stocks de matériel de soins et de fournitures administratives en lien avec les Infirmières Coordinatrices et la responsable hiérarchique

6. Gestion du parc automobile
- Suivre l'entretien et les réparations et informer les soignants référents des démarches à effectuer.
- Assurer le suivi du parc (proposition de renouvellement de véhicules en fonction des durées d'amortissement ; étude comparative des offres)
- Gestion du suivi du contrat d'assurance (règlement des primes, déclaration des sinistres + suivi des dossiers).

7. Suivi des projets
- Référent du suivi qualité en lien avec les infirmières coordinatrices et la responsable administrative
- Participer aux projets du Service