Référence CSP: O044240/424001246
Sous l'autorité du responsable du service énergie, vous apportez une assistance administrative au responsable dans l'organisation de son activité et plus globalement au service en terme de ressources humaines, d'accueil, de coordination, de planification et du suivi de dossiers (14 Agents). De manière ponctuelle dans le cadre de l'exercice de vos fonctions vous pouvez être amené.e à assurer le remplacement d'autres collègues assistants.es de services de la direction.
Vos missions :
- Assister le responsable et les cadres du service
gérer l'agenda et la messagerie du responsable de service et ceux des responsables de secteur au besoin
organiser des rdvs, réunions et en assurer la logistique (réservation matériel, salle, déplacement, etc)
assister aux réunions, prendre des notes et rédiger les compte-rendus
préparer des dossiers, mettre en forme, rédiger et diffuser divers documents (courriers, notes, compte-rendus, présentations, infos flash, etc.)
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et diverses missions administratives, en lien avec le collectif des assistantes de la direction
- Assurer des missions relai du service RH
assurer l'accueil des nouveaux arrivants et le départ des agents (formation aux logiciels RH, matériels, fournitures, clés, badges...)
assurer le suivi du temps de travail des agents, des éléments variables de paie, des plannings des congés, des autorisations liées à la conduite de véhicules, etc.
assurer le suivi des formations et habilitations des agents
assurer la transmission de documents vers les agents et vers le département RH
- Assurer la gestion administrative de dossiers spécifiques du service :
utiliser le logiciel métier : réaliser des ordres d'intervention, intégrer des données d'équipements, établir des états et bilans
actualiser des tableaux de bord de suivi d'activité
rédiger, relire, mettre en page des notes techniques
- Intégrer à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Structures de coopération territoriale
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