Secrétaire de direction h/f

À propos de nous

Au sein du Pôle Sanitaire et Habitat Spécialisé de l'AEIM, l’établissement accueille des adultes en situation de polyhandicap à partir ainsi que des adultes présentant des troubles de la sphère autistique, en accueil temps plein, en accueil de jour, hébergement temporaire et dispose d’un SAMSAH. Il œuvre au quotidien pour compenser le handicap à travers des actions de socialisation, de bien être, de diverses stimulations adaptées aux potentiels de chacun.


Mission

Vous assurez l’accueil et effectuez les tâches de secrétariat courant, ainsi que les tâches administratives relevant de la gestion des personnes accueillies, du personnel et du fonctionnement de l’établissement. Sous la responsabilité de la Direction, vos principales missions sont :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique,

- Réaliser des travaux de secrétariat courant (courriers, comptes-rendus…),

- Participer à la diffusion de l’information et de la communication institutionnelle (courriers, notes d’information…),

- Gérer administrativement, suivre et archiver les dossiers du personnel (permanent et temporaire),

- Etablir des contrats de travail à l’aide d’un logiciel dédié et selon les éléments transmis par la Direction,

- Saisir des données concernant les heures, les présences et les absences du personnel pour transmission au service paie, Réaliser les déclarations des arrêts de travail et arrêts maladie,

- Suivre un tableau de bord des formations du personnel,

- Participer au traitement des bons de commandes et factures en lien avec le service comptable.

Ponctuellement, vous pouvez être amené(e) à assurer les tâches de gestion administrative des dossiers des personnes accueillies : préparation des dossiers, rédaction de courriers, saisie des présences dans un logiciel métier dédié, suivi MDPH…


Profil

VOTRE PROFIL :

- Diplôme et Formation : Diplôme de niveau BAC+2 (niveau 5) en Secrétariat

- Une expérience dans la fonction ainsi que la connaissance du champ médico-social sont appréciées

- Compétences requises :

o Maîtrise des outils de bureautique (office 365)

o Capacités organisationnelles et de travail en équipe

o Capacité à gérer le quotidien et les urgences

o Autonomie, rigueur, adaptation et discrétion

o Sens du relationnel

LES CONDITIONS DU POSTE :

- Type de contrat : CDI Temps partiel 50%

- Convention collective CCNT 66 – Grille Technicien Supérieur

- Rémunération à partir de 1050€ brut/mois (revalorisation selon expérience)

- Rythme de travail : Hebdomadaire, du lundi au vendredi, les après-midis de 13h30 à 17h00

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 60%

- Comité Social et Economique (cartes cadeaux, tarifs préférentiels sur la billetterie …)

POSTE A POURVOIR DES QUE POSSIBLE