Pres société
Au sein de la direction de la Formation et de l’Enseignement Supérieur, le Centre de Formation d’Apprentis Orléans Métropole est un organisme spécialisé dans la formation des jeunes par alternance ou des formations professionnelles pour adultes.
Ce centre de formation est la porte d’entrée pour obtenir une formation de qualité à de nombreux métiers et dans de multiples domaines.
Particulièrement attentif à l’évolution des métiers, le CFA Orléans Métropole accompagne les entreprises confrontées aux enjeux de transition et d’adaptation des métiers dans leurs besoins de formation.
Au sein d’une équipe de 60 collaborateurs et sous la responsabilité du directeur du Centre de Formation d’Apprentis d’Orléans Métropole, vous êtes en charge de la gestion administrative du CFA. Vous pilotez avec votre collègue l’ensemble des missions de secrétariat et d’accueil du CFA.
Missions
En lien avec l’ensemble des partenaires et structures concernés, vous travaillez en transversalité avec les autres directions et services d’Orléans Métropole, vos missions consisteront à :
* Assurer l’Accueil physique et téléphonique de l’établissement
* Instruire, gérer et suivre les dossiers liés à la Formation Professionnelle
* Réceptionner et suivre les dossiers de demandes de formation
* Collaborer à la réception en entretien des stagiaires pour mettre en place un plan de formation
* Elaborer les demandes de prise en charge financières (OPCO/TRANSITIONPRO/France TRAVAIL)
* Etablir les devis et plannings de formation
* Collecter les pièces manquantes et les saisir dans la base de données
* Collaborer à l’établissement des demandes de réduction de durée de formation ou des demandes de positionnement auprès du Rectorat
* Etablir et envoyer les factures de formation (mensuelles/trimestrielles ou annuelles)
* Etablir les conventions et les envoyer aux entreprises d’accueil et aux stagiaires
* Envoyer les convocations aux stagiaires
* Etablir des feuilles d’émargement et attestations de présence en respectant le référentiel Qualiopi
* Collaborer à l’établissement des questionnaires d’évaluations et les recueillir
* Etablir et envoyer les attestations de démarrage et de fin de formation
* Assurer une aide au service comptable (Devis et Facturation de la Formation Professionnelle)
* Aider à la préparation des événements et manifestations CFA
* Participer à l’élaboration des délibérations, commissions et conseils
* Participer à la collaboration avec les organismes interfaces de l’apprentissage (Rectorat, Chambres consulaires, DREETS, France Compétence, Opérateurs de Compétences) en relation avec la Direction du CFA
Conseiller et assister:
* les agents administratifs du CFA (suivi des congés, et relation avec les RH de la Métropole)
* les formateurs (contrats et liens avec le rectorat et relation avec les RH de la Métropole, visites en entreprise)
* Assurer une polyvalence au sein du pôle secrétariat
* Assurer le suivi de l’archivage et classement des dossiers
Spécificités du poste
Profil souhaité : formation Administration/Secrétariat/Métiers de l’Accueil, vous disposez d'une expérience idéalement acquise dans le domaine de la formation ou de l’entreprise.
Compétences techniques attendues
* Maitriser les secteurs de l’Apprentissage et de la Formation Professionnelle
* Maitriser les règles et principes de la rédaction des documents administratifs
* Maitriser les techniques de secrétariat
* Maitriser les outils bureautiques et certains logiciels métiers
* Maitriser les règles d’orthographe, de grammaire, de syntaxe
* Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
* Disposer de capacités rédactionnelles
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
* Informer et renseigner les agents, partenaires et usagers
* S’exprimer clairement
* Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Pourquoi nous rejoindre ?
Avantages de la collectivité :
* Avantages internes et du CNAS
* RTT
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
* Forfait mobilité durable
* Accès à la formation tout au long de la carrière
* Journées enfants malades
Savoirs être
* Etre organisé(e) et méthodique, rigoureux
* Etre réactif(ve) et anticiper
* Disposer de qualités relationnelles
* Faire preuve de rigueur et de discrétion
* Avoir le sens des responsabilités
* Faire preuve d’initiatives
* Avoir le sens du service public
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