Maisons de famille - agent / agente d'information (h/f)

Rattaché à la directrice de l'établissement, vos principales missions sont les suivantes :
Activités d'accueil
- Accueillir les visiteurs extérieurs (intervenants, familles, publicitaires, prospects commerciaux.) et identifier leur demande.
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure.
- Faire émarger le registre des visiteurs et des intervenants extérieurs.
- En cas de livraison, prévenir le cadre du service concerné.
- Recevoir les résidents et leurs proches
- Réceptionner et tracer les appels téléphoniques, les orienter vers l'interlocuteur demandé ou prendre des messages. Savoir filtrer les appels indésirables (démarchage publicitaire) .
- Actualiser l'affichage (éphéméride, menus, animations), les informations et les plaquettes commerciales mises à la disposition du public.
- Transmission orales et écrites (mail) des informations à toute l'équipe.
- Répondre aux demandes commerciales (téléphoniques, visites spontanées.) en l'absence de l'adjointe de Direction et de la Directrice en remplissant une Fiche contact
- Assurer la bonne tenue du poste accueil et coin café Ainsi, vous êtes garant du bon accueil physique et téléphonique dans l'établissement et de la bonne transmission des informations lors de transferts téléphonique, de la prise en note de messages.
Activités de gestion
- Traiter le courrier : tri, distribution interne et résidents, mise sous pli, affranchissement.
- Rédaction de courriers documents administratifs divers
- Effectuer du classement et archivage.
- Réception et traitement des règlements des résidents et famille (notamment hébergement, coiffeur, pédicure). Enregistrer les règlements sur fichier informatique.
- Remettre la fiche d'émargement des repas en cuisine avant 10h
- Gestion des absences imprévues du personnel - contact de vacataires
Activités de « référent RH »
- Mise à jour du livret d'accueil du personnel
- Etablissement quotidien des contrats de travail, DPAE (URSSAF)
- Faire signer quotidiennement les contrats de travail aux vacataires, et en assurer leur suivi
- Mise à jour du planning Excel et Octime (retards, heures supplémentaires, absences, etc.)
- Préparer et saisir les variables de paye (repas, transport, heures supplémentaires, retards etc.)
- Edition et préparation des documents de solde de tout compte : édition, signature à la Directrice, remise aux salariés, numérisation et archivage dans les dossiers RH
- Audit administratif des dossiers RH salariés
- Classement, scan et archivage des documents RH
- Dans le cadre du développement des compétences et de l'évolution au sein de notre maison, une évolution de poste est possible sur responsable accueil avec des missions RH.
Titulaire d'une formation assistanat manager et/ou de gestion, SP3S, vous avez une expérience significative sur un poste multi-tâches alliant la qualité, l'efficacité, la réactivité et le sens de l'accueil idéalement dans le secteur de l'aide à domicile, dans la santé.
Vous avez :
- un sens aigu de la relation clients, une bonne élocution et êtes capable de prendre des initiatives.
- une bonne maîtrise rédactionnelle : orthographe, grammaire (.)
- une bonne utilisation du pack office (Word, Excel, Outlook).
- déterminer les besoins en matériels et équipements liés aux soins et gérer les commandes dans le respect du budget alloué.
Notre société étant à taille humaine, nous recherchons un savoir-faire et savoir-être alliant un bon esprit d'équipe, une prise d'initiative, une adaptabilité, d'excellentes compétences interpersonnelles et communication.
Nous sommes très sensibles auprès de nos résidents :
- Au respect de leur dignité et de leur intégrité
- Au respect de leur liberté d'opinion, leurs croyances et de leur vie spirituelle
- Au respect de la déontologie, la bientraitance, l'éthique et la confidentialité
- A associer l'entourage, la personne de confiance, l'aidant dans son accompagnement
- A l'évaluation de ses besoins en matière d'éducation, de prévention et l'accompagnement de sa santé
- A la continuité de son accompagnement sur-mesure pour prévenir des situations de transition ou de rupture de son parcours
Vos horaires
- 9h00 - 19h30 (roulement fixe à la quinzaine, avec deux demi-journées par mois à réaliser en 3h30)
- 1 weekend sur 2
Nous sommes sur une poste en temps plein.
Votre rémunération
Selon profil entre 1900 - 2100 € mensuel brut (incluant prime ségur) + prime de CDD + prime du dimanche
Vos avantages au sein de notre groupe / maison
- Repas 3.50€
- Salle de repos équipée
- Cadre de travail agréable (parc, jardin)
- Prime de participation
- Prime de cooptat