Description entreprise :
Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.
Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.
L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.
Description du poste :
Le centre hospitalier Charles Perrens recrute un secrétaire de direction en CDI pour son service des Usagers, Affaires juridiques et Archives.
Mission générale du poste :
Sous l’autorité de la Responsable du service, l’agent assure la gestion du secrétariat de direction et du service usagers, ainsi que le secrétariat général de la Commission des Usagers (CDU). Il/elle contribue également à la gestion administrative de l’ensemble du service.
Activités principales :
1. Secrétariat de direction :
* Accueil physique et téléphonique.
* Traitement des courriers et courriels : enregistrement, diffusion, archivage, mise en forme des documents, envoi.
* Gestion de l’agenda de la Directrice : planification des rendez-vous, organisation des réunions.
* Constitution et mise à jour de dossiers (format papier et informatique).
2. Secrétariat de la Commission des Usagers (CDU) :
* Préparation de l'ordres du jour
* envoi des convocations et documents.
* Rédaction des comptes rendus.
* Gestion de l'environnement (salle et espace numérique).
3. Gestion administrative :
* Suivi des assurances du service : déclaration des sinistres, constitution et suivi des dossiers, tenue du tableau de bord, suivi du contentieux et des procédures amiables en lien avec la responsable du service, aide à la rédaction de notes de synthèse.
* Suivi des réquisitions :
-Gestion des réquisitions : Réception, enregistrement, traitement et préparation de la réponse en lien avec le responsable du service.
-Organisation des saisies de dossiers médicaux : Collecte du dossier médical, organisation des rendez-vous en lien avec l’Officier de Police Judiciaire.
-Gestion des signalements au Procureur : enregistrement, constitution du dossier, envoi du document.
-Tenue et suivi de tableaux de bord en lien avec son activité.
* Gestion des registres réglementaires : Tenue et mise à jour des registres isolement-contention/ décès et de transport des corps.
* Assistance au suivi des demandes de communication des dossiers médicaux.
4. Missions ponctuelles :
L’agent pourra être amené à assurer des missions ponctuelles supplémentaires pour la continuité du service.
Formation et accompagnement :
L’agent bénéficiera d’un accompagnement à l’acquisition des connaissances dans les domaines suivants :
* La réglementation des droits des usagers (loi du 4 mars 2002).
* La gestion des données administratives et médicales.
* La législation relative aux soins sans consentement (lois du 5 juillet 2011 et septembre 2013).
Profil recherché :
Diplôme / qualification :
* Diplôme de l’enseignement supérieur (Bac + 2 minimum) ou Diplôme de secrétaire médicale
Compétences requises :
Prérequis/ connaissances :
Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique.
Qualités rédactionnelles.
Outils bureautiques et informatiques (MS Office, Libre Office, PowerPoint).
Techniques de classement et archivage.
Savoir-faire :
Accueillir, accompagner et orienter des personnes.
Organiser, classer, archiver des documents et des dossiers.
Elaborer, adapter, optimiser un agenda.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
S’exprimer auprès d’une ou plusieurs personnes.
Rédiger un compte-rendu, une note, un courrier.
Conseiller et orienter les choix des personnes.
Savoir apporter des réponses personnalisées et adaptées aux situations.
Appliquer la réglementation et respecter les procédures.
Savoir être :
Aisance relationnelle.
Être rigoureux, méthodique.
Faire preuve d'écoute, de patience auprès des usagers et partenaires extérieurs.
Avoir le sens du travail en équipe et capacité à travailler dans la transdisciplinarité.
Conditions de travail:
* Poste à temps plein
* Horaires fixes : 9h15 – 17h00 / Décompte du temps de travail possible en jours.
* Horaires de travail en journée du lundi au vendredi, repos fixes, selon le protocole en vigueur relatif aux modalités d'organisation du temps de travail
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