Assistant de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Le SAF apporte une compétence administrative commune, support de l’ensemble des services et unités de la DUA.
L’assistante administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la DUA.
Elle suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation et ses compétences. Elle assiste un ou plusieurs agents dans l'organisation du travail de la DUA. Missions / conditions d'exercice 1. Missions principales

Traiter des dossiers et saisir des documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
Gérer des courriers dont ceux GED, (enregistrement, ventilation et suivi de traitement)
Saisir des documents de formes et de contenus divers,
Rechercher des informations, notamment réglementaires,
Vérifier la validité des informations traitées,
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
Rédiger des documents administratifs,
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires,
Enregistrer ou saisir des données informatiques,
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion,
Répondre aux notaires et aux professionnels de l’immobilier.

Gérer l'information, classer et archiver de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
Photocopier et assembler des documents : Trier, classer et archiver des documents,
Synthétiser et présenter des informations,
Rechercher et diffuser des informations,
Préparer les dossiers pour les instances,
identifier les sources de documentation,
Demander de reprographie – logiciel PRINEO –Commande d’impressions auprès du service repro,
Gérer les boites mail générique des services avec ventilation des demandes
Gérer des abonnements aux revues et quotidiens de la Direction, envois de la revue de presse interne + archivage
Classer et archiver les courriers, dossiers
Contribuer à la mise en œuvre de l’arborescence informatique,
Recoller des ODJ prévisionnel des réunions et instances de coordination dans le tableau de suivi d'activité du service.

Planifier et suivre
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous,
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions, (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Monter de réunion et/ou visio nécessitant la mise en relation de plusieurs agendas complexes
Monter des occurrences de réunion
Réserver des salles - Gére des déplacements des cadres de la DUA, des réservations de véhicule
Commander de fournitures diverses, suivre la consommation et commande anticipée des consommables

Accueil physique et téléphonique (occasionnel)
Recevoir et orienter les demandes,
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
Rechercher et diffuser des informations,
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

2. Activités secondaires
Remplacer ponctuellement les autres assistantes de la direction Profils recherchés Savoir faire
Techniques de secrétariat, (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Techniques de bureautique numérique, ( maîtrise LIBRE OFFICE, PACK OFFICE...)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
Standard téléphonique, annuaire internet,
Maîtriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité,
Maitriser les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
Techniques de montage de séminaire, conférence, projet évènementiel…
Maîtriser les principes rédactionnels du compte rendu,

Savoir être
Disponibilité
Sens relationnel
Sens du travail en équipe et partage d’informations, polyvalence de tâches.
Rigueur, sens de l’organisation, efficacité
Vigilance et goût pour la réglementation