Rattaché(e) à la direction, le/la secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence et assure l'interface avec le backoffice. Il/Elle veille à son confort et à la sécurité du résident, observe la confidentialité des informations qu'il/elle détient à son égard. Gestion des appels téléphoniques Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence Transmettre le standard en fin de poste Accueil physique Accueillir orienter résidents, familles et autres visiteurs Informer sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies, répondre aux questions dans les limites de sa fonction Gérer et remettre les cartes d'accès aux résidents, visiteurs et entreprises Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL Gestion des dossiers administratifs des résidents Compléter au quotidien les dossiers administratifs des résidents Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents ; préparer, contrôler, distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants, Assurer les encaissements et les remises bancaires Suivre les impayés et les contentieux Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents Activités administratives Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus Assurer la gestion de la vitrine Assurer le suivi des commandes de repas du personnel Commandes de matériels de bureau et gestions des stocks Gestion : tri, distribution et envois des courriers et colis, gérer les archives Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction résidents et familles Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes. Mise à disposition des registres (maintenance, sécurité) Gestion administrative du personnel Accueillir et intégration des nouveaux collaborateurs Déclarations uniques d'embauche Gestion du dossier salarié Tenue du « classeur visite et contrôle » et du « classeur DDASS » Gestion des visites médicales Participer au suivi des absences planning et assurer la gestion partielle des remplacements / plannings Tenue du répertoire RH interne Organise les formations internes avec les référents
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