Métier
Administratif - Autres métiers
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Service d'affectation
Département Archives médicales HEGP / CCL / VGR
Présentation du service
Contacts :
Pascale FINKELSTEIN Tel : 01 44 49 41 13 / pascale.finkelstein@aphp.fr
Christophe FIGLAREK Tel : 01 58 41 29 00 / christophe.figlarek@aphp.fr
LIAISONS HIÉRARCHIQUES :
La Directrice de la Qualité Gestion des Risques et des Droits du Patient AP-HP. Centre Université de Paris, le Directeur chargé des Droits du Patient sur le GHU
LIAISONS FONCTIONNELLES :
* Équipe Droits du patient de l'Hôpital Européen Georges Pompidou
* Equipe Qualité Gestion des Risques de l'Hôpital Européen Georges Pompidou
Le secteur des archives est composé de 1 adjoint des cadres placé sous la responsabilité du Directeur adjoint chargé des droits du patient sur le GHU, 13 agents polyvalents sur le site HEGP assurant la mise à disposition et la conservation des dossiers médicaux dans les délais impartis et selon les procédures établies, réparties en deux équipes (équipe consultants et équipe classeurs) en horaires décalés, 2 agents polyvalents sur le site Corentin Celton. Les archives sur Vaugirard sont assurées en liaison avec les secrétaires médicales (3 agents avec 10 % de leur temps de travail dédié).
Vos missions
Il est clairement attendu que le professionnel soit en mesure d'assurer la gestion des dossiers médicaux dans les outils institutionnels en cours et à venir comme ses agents.
Organisation des prestations :
Organisation et contrôle de la qualité des prestations liées aux archives (traçabilité, réception, conditionnement, respect des délais, accueil)
Coordination des versements et de la communication des dossiers entre l'HEGP et le prestataire externe chargé de l'externalisation et de la destruction des archives
Elaboration et suivi des procédures de traçabilité des dossiers dans le cadre d’un transfert partiel ou total d’une activité médicale de l’établissement vers un autre site de l’AP-HP, ou de l’intégration d’une activité médicale dans l’établissement.
Elaboration et suivi des procédures et des tableaux de bord des fusions informatiques et physiques des dossiers médicaux
Suivi des indicateurs d’activité individuelle, des équipes, du service et des secteurs de soins
Information de l’évolution juridique relative au dossier médical
Coordination du contrôle et de l'épuration des archives
Gestion économique :
Elabore du plan d’équipement liée aux archives
Rédige et suit les demandes de maintenance ou de travaux
Rédige et suit les commandes de fournitures de bureaux et hôtelières
Gestion et suivi des éléments économiques avec les différents prestataires opérant aux archives dans le cadre des externalisations, destructions…
Gestion des ressources humaines :
Gestion et management des équipes (rédaction des procédures de travail, répartition des charges de travail, planification du temps de travail)
Entretiens d’évaluation, formation, recrutement, tutorat des contrats d'avenir ou d'apprentissage
Suivi de l'activité du service à l'aide d'indicateurs
Evaluation des besoins en formation
Gestion des conflits
Missions ponctuelles :
Missions ponctuelles en lien avec le contexte de réorganisation des archives médicales… ou évènement particulier (préparation de la visite de certification, audits, mises à disposition de dossiers pour réintégration de documents médicaux...)
Le professionnel pourra participer aux saisies judiciaires de dossiers médicaux sur l'Hôpital Européen Georges Pompidou
NB : Dans le cadre de crises sanitaires exceptionnelles, il est possible que le professionnel se voit confier des missions en lien avec le suivi statistique des patients hospitalisés.
Profil recherché
Capacité d'écoute et de patience
Méthode et rigueur
Qualités relationnelles
Maîtrise de soi dans certaines situations délicates
Aptitude rédactionnelle
Bonne capacité de recherche sur Internet.
Connaissances associées à acquérir
Maitrise des logiciels GDM, DX Care, Gestime, Gilda, ORBIS
Maîtrise des logiciels de bureautique de la suite Microsoft Office
Les bases de la réglementation liée aux archives médicales devront être assimilées
PRÉREQUIS
• Profil juridique ou expérience dans des fonctions publiques hospitalières souhaités
Schéma horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Horaires de travail
Amplitude horaire 8h30/ 18h30, base 35 heures par semaine
Télétravail
Oui
Description de l'hôpital
Rejoignez le groupe hospitalo-universitaire AP-HP. Centre - Université Paris Cité. Particulièrement bien desservi par les transports, il couvre le centre-ouest de Paris et regroupe des hôpitaux emblématiques que sont l'hôpital Cochin – Port Royal, l'hôpital Necker-Enfants malades, l'hôpital européen Georges-Pompidou et l'Hôtel-Dieu. Il comprend également des hôpitaux largement reconnus sur les spécialités gériatriques, de réadaptation ou de psychiatrie, les hôpitaux Broca-La Collégiale, Corentin-Celton et Vaugirard-Gabriel-Pallez. Le GHU abrite par ailleurs le siège du SAMU de Paris. Nos hôpitaux offrent ainsi à tous les âges de la vie des prises en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes et abritent 99 centres de référence maladies rares. Chaque année, nos 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients. Rattachées à l'Université Paris Cité, les équipes proposent également une prise en charge de haut-niveau à la pointe de l'innovation grâce à une très forte synergie entre les unités cliniques, les unités de recherche et nos plateaux techniques de pointe et un très fort engagement dans la la recherche clinique dans laquelle notre groupe hospitalo-universitaire est un acteur majeur. La dimension universitaire se traduit également par l'accueil de 1600 internes et étudiants hospitaliers et plus de 3200 étudiants paramédicaux chaque année. Rejoignez-nous, nous vous attendons !
Référence de l'offre
2025-17828
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