Assistant administratif h/f

Les missions en bref …

Vous avez envie d’exercer votre métier autrement ? Allier équilibre vie personnelle et professionnelle ?

Le Département des Yvelines s’est engagé dans une refonte de sa politique en faveur de l’enfance et de la jeunesse, avec une volonté affirmée de développer une politique forte de prévention, et de meilleur suivi du parcours de l’enfant et de sa famille.

Missions de l’Assistant administratif (H/F) de la Cellule Agrément des AF.

INSTRUCTION ET SUIVI DES DOSSIERS:

1. Instruction et gestion administrative des dossiers de 1ère demande d’agrément (saisi Solis, vérification des documents administratifs, préparation du dossier papier)
2. Instruction et gestion administrative des demandes de modifications d’agrément (extension, dépassement/dérogation, changement d’adresse ou de composition familiale…)
3. Instruction et gestion administrative des demandes des renouvellements d’agrément
4. Veille des délais d’instruction et de traitement des dossiers
5. Demande des casiers judiciaires B2 et des FIJAIS pour les futurs candidats à l’agrément et leurs familles, ainsi que pour les renouvellements et autres demandes… (et à compter du 1er octobre : vérification de l’authenticité des attestations d’honorabilité, en remplacement des B2 et FIFAIS)
6. Gestion et suivi des dossiers administratifs des assistants familiaux du département des Yvelines (reporting sur les outils de pilotage, classement, saisi Solis, édition de documents)
7. Instruction des situations d’informations préoccupantes, gestion administrative du dossier d’agrément en cas de CCPD, de contentieux…
8. Préparation du dossier et gestion de l’archivage des dossiers d’agrément

ORGANISATION DU BON FONCTIONNEMENT DU SERVICE

9. Organisation et gestion du planning de la réunion d’information préalable à l’agrément, préparation des documents à remettre, envoi du mail aux participants avec le PWPT
10. Gestion des réservations des salles de réunion d’équipe, Ripaaf, formation…
11. Gestion et transfert des appels téléphoniques en émission et réception
12. Gestion du courrier et du courriel de la Boite mail générique du service
13. Gestion et commande de fournitures bureau pour la Cellule Agrément
14. Veille et mise à jour des documents, des courriers utilisés par le service
15. Création et gestion des tableaux pour l’organisation des absences et congés du personnel de la Cellule

TRAVAIL TRANSVERSAL

16. Dossiers ASSFAM, doublon, création de rue, erreurs…lien avec différents services en fonction du sujet à traiter (DAJA, SAPE…)

REPORTING D’ACTIVITE

17. Rédaction de compte-rendu de la commission d’agrément + ordre du jour
18. Rédaction de compte-rendu divers
19. Création et gestion des tableaux de bord Word et Excel pour le pilotage et le rapport d’activité annuel

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

20. Niveau BAC à minima, type secrétariat administratif

Savoir-faire

21. Maitrise du pack Office, Outlook, Solis
22. Connaissance du cadre juridique lié à l’agrément des assistants familiaux
23. Capacités rédactionnelles

Savoir-être

24. Organisation et rigueur
25. Adaptabilité, réactivité et autonomie
26. Capacité au travail en équipe
27. Bon niveau relationnel et Aisance orale
28. Discrétion et confidentialité

AUTRES INFORMATIONS :

Poste non-permanent de catégorie C de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 12 mois, pour les contractuels.

Nos atouts

Notre ambition

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !

La vie au Département des Yvelines

Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :

29. Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
30. Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité. Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer et à des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
31. Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles ou encore d’un panel d’aides et de prestations sociales.