Publiée le 13 mars
Description de l'offre
Notre client est une société de gestion de fonds internationale présent historiquement à Londres avec un hub à Paris. Vous rejoindrez un environnement exigeant, structuré et à dimension globale.
Description du poste et Missions
Dans le cadre de la croissance et de la structuration de ses activités en France, notre client, une société d'investissement internationale, souhaite renforcer son équipe Facilities & Office Management à Paris.
Le rôle combine deux dimensions clés : Réception & Facilities.
Le ou la candidat(e) retenu(e) interviendra comme support essentiel au bureau parisien, en coordination avec l'Office Manager et les équipes globales.
1. Réception & Accueil
* Accueillir, orienter et accompagner visiteurs, collaborateurs et partenaires.
* Gérer le standard téléphonique : réception, filtrage et dispatch des appels.
* Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier et des colis.
* Organiser les envois et retours (DHL, recommandés, etc.).
* Maintenir l'espace d'accueil propre, rangé et conforme aux standards de l'entreprise.
* Réaliser diverses tâches administratives ponctuelles.
2. Facilities & Support Opérationnel
* Gérer les badges d'accès et assurer le suivi des droits d'entrée au bureau.
* Participer à l'onboarding des nouveaux collaborateurs : accueil, visite, activation des accès, présentation des outils internes.
* Gérer les prestataires : création de nouveaux vendors, coordination des interventions.
* Identifier les besoins d'entretien ou dysfonctionnements et alerter l'Office Manager.
* Collaborer avec les équipes techniques de l'immeuble pour les demandes de maintenance.
* Appuyer les équipes internes : commandes (cartes de visite, fournitures), réservations hôtels/restaurants, organisation logistique.
* Assurer la gestion des stocks (fournitures, espaces cuisine, consommables).
* Préparer, réinitialiser et maintenir les salles de réunion.
* Coordonner les déjeuners, réunions, évènements internes.
* Contribuer aux tâches ad hoc, incluant les remplacements ponctuels et le support Travel & Expenses.
