Gestionnaire des assemblées (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi L’établissement public territorial Est Ensemble recrute pour sa direction des assemblées et des affaires juridiques, une (e) gestionnaire des assemblées, cadre d’emploi des rédacteurs ou des adjoints administratifs.

Est Ensemble est une collectivité dynamique, dont les compétences variées sont porteuses de projets structurants pour le territoire (ZAC d’aménagement, politique locale de l’habitat, renouvellement urbain, eau et assainissement, développement économique, gestion des équipements publics sportifs et culturels, écologie urbaine).

La direction des assemblées et des affaires juridiques est composée de 19 agents répartis en 3 pôles. Elle a pour missions d’assurer la légalité et la sécurité juridique des actes d’Est Ensemble (délibérations, décisions, arrêtés, conventions), de veiller au bon fonctionnement des instances territoriales (conseil, bureau) et de garantir l’efficacité de la commande publique (politique d’achat, passation des marchés publics).

Direction ressource, elle apporte son expertise juridique aux services dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques opérationnelles. Elle contribue aussi à diffuser une culture juridique au sein des services et anticiper les évolutions institutionnelles, législatives et règlementaires.

Vous travaillez au côté du responsable du pôle et vous êtes l’interlocuteur/trice privilégié-e de l’ensemble des services de l’Etablissement public territorial Est Ensemble et garant-e du respect de la qualité des actes administratifs.

Etre gestionnaire des assemblées, c’est être au cœur des décisions politiques prises pour le développement du territoire. Missions / conditions d'exercice Vos missions s’articulent autour de trois axes

1 – le suivi des actes administratifs :

Vous assurez le suivi de la création des actes administratifs
Vous publiez les actes sur la plateforme dématérialisée Webdelib+ (étape réglementaire)

2 – la gestion documentaire

Vous préparez les pré-registres papier des décisions, arrêtés et délibérations,
Vous gérez la réception des annexes (conventions, contrats) aux délibérations (relations avec l’ensemble des services),
En lien avec la responsable des archives :
Vous constituez les fonds de dossier instances et les versez aux archives (fonds patrimonial de l’établissement)
Vous apportez votre soutien aux services pour le versement aux archives des fonds de dossier des projets terminés (délibérations et annexes attachées aux compétences aménagement, renouvellement urbain, etc…).

3 – l’Assistance auprès du responsable du pôle des assemblées

Dans le cadre du nouveau mandat, vous participez au côté du responsable de pôle à la préparation de son installation,
Vous préparez les instances - logistique et technique - (11 Bureaux et 5 Conseils de territoire par an) : mise en place des chevalets, préparation du vote électronique pour le Conseil de territoire,
Vous assistez aux séances - en journée pour les Bureaux de territoire (BT), cinq programmés en début de soirée pour les Conseils de territoire (CT)- : ordinateur, enregistreur audio (BT), émargement des élus (BT et CT), distribution des boîtiers de vote (CT), consigne entrées et sorties (BT et CT), suivi des votes des délibérations.
Vous êtes un rouage essentiel dans l’interface avec les élu-e-s du territoire dans le cadre de la tenue des instances.

Vous assurez l’intérim du responsable pour la préparation des instances : la mise en forme, la préparation et l’envoi des convocations et ordres du jour, à partir du progiciel Airsdelib (conseil de territoire, bureau de territoire) en cas de besoin.

Vous accomplissez les formalités d’affichage papier (restreintes désormais aux avis d’enquête publique, à certains actes d’urbanisme)

Vous gérez les documents au sein du pôle des assemblées au côté du responsable de pôle : courrier, mails boîte générique, relations avec les institutions (préfecture, villes)
Vous recherchez et communiquez des données brutes à la demande des services
Vous assurez le suivi de la mise à jour de la base des contacts avec les villes Profils recherchés Compétences requises :
Doté-e d’une expérience en collectivité et d’une appétence pour le service public, vous avez une bonne connaissance de base des procédures liées aux actes administratifs.
Vous êtes sensibilisé-e à l’environnement juridique des collectivités territoriales.
Vous savez rédiger et mettre en forme des documents.
Vous maîtrisez les outils bureautiques.
Vous disposez d’une grande aisance avec les nouvelles technologies.

Compétences personnelles recherchées :
Réactivité, dynamisme, autonomie. Esprit d'initiative.
Sens du contact et capacités relationnelles.
Grand sens de l’organisation, de méthode et de rigueur. Capacité à transmettre des connaissances. Capacité à rendre compte et à s’insérer dans un collectif.

Vous développez une activité transversale à l’ensemble des politiques publiques gérées par l’Etablissement public territorial.
Vous avez l’opportunité de monter en compétences dans le domaine de la gestion administrative.
Vous êtes au cœur de la préparation du nouveau mandat.
Vous participez à l’Ecole de formation interne et participez à la diffusion de la culture juridique territoriale.