Assistant administratif h/f

RESPONSABILITÉS : Gestion de l'accueil L'assistant administratif assure et garantit l'accueil adapté des différentes personnes qui s'adressent à l'établissement. Prise de rendez-vous Assurer la prise des rendez-vous nécessaires. Gestion des informations En collaboration avec le chef de service, gérer les informations et leur bonne retransmission, afin d'assurer leur continuité et la cohérence globale du fonctionnement. Gestion et formalisation des données Gérer les données administratives qui relèvent de ses compétences, en termes de formalisation, archivage... Gestion des mail et courriers Gérer les mail et courriers à l'arrivée et au départ de l'EMpro. Formalisation des dossiers des usagers En collaboration avec la cheffe de service et l'assistante sociale, construire et assurer le suivi des dossiers des usagers (date PPA, comptes rendus, courriers...). Travail rédactionnel Saisir des écrits, rédiger des courriers et comptes rendus, mettre en forme des documents, dans le respect des formalisations de l'établissement et de l'association. Assister à ce titre aux différentes réunions qui nécessitent sa présence dans le respect de la confidentialité imposée. Mise en œuvre logistique Assurer la logistique nécessaire au bon fonctionnement de l'établissement. Notamment : • Gestion de la commande des repas en lien avec la cheffe de service • Passer et réceptionner les commandes, communiquer les informations à la comptable Suivi des dossiers de formation Gérer le suivi des dossiers de formation dans le cadre des procédures établies (formalisation du dossier initial, recueil des attestations de présence, etc...). Gestion des rendez-vous et des contacts avec la médecine du travail Organiser les rendez-vous pour les professionnels avec la médecine du travail. Relation avec les partenaires Dans l'accomplissement de ses missions, l'assistant administratif se trouve en relation avec les partenaires (ARS, mairie, établissements partenaires, etc...). Secrétariat de direction Assister la directrice dans les diverses tâches administratives dans le respect de la confidentialité nécessaire et des procédures en vigueur. Formalisation et suivi des dossiers du personnel Construire et assurer le suivi des dossiers du personnel, selon les indications du directeur. Travail sur Imago Nourrir et mettre à jour l'outil informatique Imago qui regroupe toutes les informations, indicateurs nécessaires de l'établissement ainsi que les dossiers uniques des usagers. PROFIL RECHERCHÉ : • Expérience significative (2 ans minimum souhaités) sur un poste de secrétariat administratif, d'assistant·e administratif·ve ou de gestion. • Maîtrise des outils informatiques : suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et/ou équivalents (Google Workspace), ainsi que les outils de gestion documentaire. • Excellente expression écrite et orale en français, avec une orthographe et une grammaire irréprochables. • Capacité à rédiger, mettre en forme et relire des courriers, comptes rendus, notes internes et documents administratifs. • Aisance dans la gestion d'agendas, la prise de rendez-vous, l'organisation de réunions et la préparation de dossiers. • Capacité à traiter, classer et archiver des documents physiques et numériques de manière structurée. • Connaissance des procédures administratives courantes (courrier entrant/sortant, factures simples, suivi de dossiers, etc.). Savoir être et qualité personnelles • Grande rigueur, sens du détail et fiabilité dans le traitement des informations. • Sens du service, courtoisie et excellente présentation dans les échanges avec les interlocuteurs internes et externes. • Discrétion, respect absolu de la confidentialité des informations et loyauté professionnelle. • Capacité à prioriser, à gérer les urgences et à respecter des délais parfois contraints. • Autonomie dans l'organisation de son travail tout en sachant rendre compte et travailler en coordination avec la hiérarchie. Poste en CDI temps plein. Poste basé à Suresnes. Rémunération à partir de 24K€ selon expérience (CCN 66).