Description du poste :
Point d'accueil des sollicitations internes et externes, la cellule d'appui au commandement (CAC) de la sous-direction Achats-Finances (SDAF) s'assure du fonctionnement optimal de la sous-direction et facilite le quotidien de la sous-directrice. Le poste consiste à diriger ce secrétariat d'autorité et en organiser l'ensemble des activités afférentes. Il s'agit également d'assister le(s) manageur(s) et/ou les membres de l'équipe soutenu(s) en organisant les agendas, en préparant l'activité et en recherchant et facilitant la circulation des informations utiles.
Attendus : rigueur dans la tenue de l'agenda de l'autorité - Travail réalisé dans les délais impartis - Discrétion de l'assistant de direction - Qualité du travail rendu
-Organiser le secrétariat particulier de la sous-directrice et gérer son agenda
-Diriger le secrétariat de la sous-direction (réunion, missions)
-Elaborer des documents de correspondance à l'aide d'un logiciel de traitement de textes (lettre) pour une haute autorité
-Recueillir et traiter l'information
-Entretenir l'environnement administratif (suivre les équipements et fournitures de bureau de la SDAF)
-Diffuser l'information
-Encadrer l'activité du service
-Gérer les déplacements (réservation des véhicules de la gare vers l'entité visitée, réservation des hôtels.)
-Organiser les réunions (invitations, salle de réunion, accès au site, accueil des invités)
-Gérer les ordres de mission pour les personnels de la SDAF
-Gérer le courrier de la sous-direction dans l'outil utilisé à la DCSSA
-Rechercher l'information identifiée dans les textes officiels, Intradef et sur le web afin de renseigner un interlocuteur ou l'autorité hiérarchique
-Vérifier la saisie des permissions et des congés du personnel de la SDAF
-Gérer les demandes logistiques (travaux, réparations, imprimantes.)
-Envoi des courriers électroniques validés par l'autorité aux destinataires indiqués
-Insérer les textes et bulletins officiels dans le logiciel BOREAL
-Vérifier l'exécution des tâches confiées à son/ses subordonné(s).
Description du profil :
Expérience préalable souhaitable dans 1 à 2 postes de secrétaire dans des domaines variés (domaines techniques, gestion, administration).
Avoir servi dans un secrétariat d'autorité.
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