Assistant planning (h/f)

À propos de nous

Donnez du sens à votre carrière en rejoignant la Fondation Léopold Bellan !

Créée en 1884, la Fondation Léopold Bellan s’impose comme un pilier du secteur non lucratif dans les domaines sanitaire, social, médico-social et de la petite enfance en France. Chaque jour, nous sommes aux côtés de plusieurs milliers de personnes en situation de vulnérabilité, guidés par une ambition : les aider à devenir acteurs de leur propre parcours de vie.


Mission

L’assistant(e) planning assure, en lien avec les encadrants d’aide et de soins, la planification quotidienne des interventions à domicile dans le respect des besoins des usagers et des disponibilités du personnel

Il/elle garantit une continuité de service optimale, en conciliant qualité de prise en charge et organisation efficace.

Missions :

1. Gestion et élaboration des plannings :

* Elaborer, selon consignes des encadrants, les plannings prévisionnels des intervenants

* Participer à la planification des remplacements (diffusion des besoins, affectation des remplacements)

* Élaborer et ajuster les plannings d’interventions en fonction :

o des plans d’aide ou de soins prescrits

o des disponibilités du personnel

o des absences (maladie, congés, imprévus)

* Participer à la continuité de service

* Participer à l’optimisation des [KG(dLBdP-1] tournées pour limiter les temps de déplacement et améliorer l'efficacité

2. Communication avec les intervenants :

* Après validation par les encadrants, éditer les plannings et les mettre à disposition des intervenants selon organisation définie

* Selon consignes des encadrants, informer les intervenants de leur planning et de ses éventuelles modifications[KG(dLBdP-2]

* Répondre aux questions concernant les tournées, les lieux d’intervention, ou les besoins spécifiques des usagers

* Être à l’écoute des contraintes et signalements du personnel (temps de trajet etc.)

3. Relation avec les usagers et familles :

* Participer à l’information des usagers et/ou familles de la planification des interventions

* Prendre en compte les demandes de modification ou réclamation liées aux horaires ou à la fréquence des interventions

4. Suivi administratif :

* Saisir les plannings dans le logiciel métier et plateformes de recrutement (Hublo)

* Mettre à jour les fiches usagers et intervenants (absences, hospitalisations, nouvelles prescriptions)

* Participer à la préparation des éléments nécessaires à la paie et à la facturation

* Contribuer à la traçabilité et à l’archivage des documents liés aux interventions


Profil

Savoir-faire :

* Maîtrise des outils informatiques et logiciels de planification (ex : Apologic )

* Organisation rigoureuse et gestion des priorités

* Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec plusieurs interlocuteurs

* Réactivité et capacité à gérer le stress

* Sens du service et de la relation client

Savoir-être :

* Rigueur, méthode et fiabilité

* Esprit d’équipe

* Écoute active et patience

* Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

* Sens de l’anticipation

Formation / Expérience :

* Bac à Bac+2 (type BTS SP3S, secrétariat médico-social, gestion PME…)

* Une expérience dans le secteur médico-social ou de l’aide à domicile est fortement appréciée

* Une bonne connaissance des dispositifs d’aide à domicile (APA, PCH…) est un atout