Secrétaire (h/f)

Nous recrutons pour le Foyer d'hébergement de Bruay-la-Buissière :
Un(e) secrétaire médico-sociale à temps plein

Poste basé à : Le foyer Norguet à Bruay-la-Buissière

Titulaire : d'un diplôme en secrétariat, idéal en secrétaire-comptable

Compétences :
- Savoir
Maîtrise du vocabulaire médical, des règles de grammaire et d'orthographe
Bonne connaissance du secteur médico-social
Maîtrise du Pack Office et des divers logiciels utilisés

- Savoir être
Capacités d'écoute, d'analyse et de synthèse
Capacités à s'investir dans un travail d'équipe
Capacités à se remettre en question professionnellement
Discrétion et respect du secret professionnel
Capacité à s'impliquer dans la vie institutionnelle
Dynamisme
Tenue correcte

- Savoir faire
Gérer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
Renseigner ses interlocuteurs
Prendre des notes rapidement
S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser en fonction des priorités
-
Missions :
- Mission 1 : L'accueil
Savoir gérer l'accueil physique, téléphonique et en assurer la traçabilité
Gérer l'organisation les documents à l'aide des outils mis en place

- Mission 2 : Organisation
Organisation de la charge de travail en fonction du temps pris par chaque tâche et de l'urgence.
Transmission des informations aux personnes concernées, de façon claire et explicite, pour un meilleur suivi des dossiers en cours.
DOSSIER : création, suivi, archivage, gestion numérique sur Vivality + réseau
RÉUNION : participation aux réunions avec prise de notes, rédaction du compte rendu et mise à disposition de l'équipe.
COMMUNICATION :
o Envoi des informations aux familles, tuteurs, partenaires.
o En collaboration avec l'équipe, communication auprès des personnes accompagnées
RENDEZ-VOUS : possibilité de gestion des rendez-vous avec l'ensemble de l'équipe en cas de besoin
Transmission au siège de l'association de toutes les informations jugées utiles en accord avec son supérieur hiérarchique.
Gestion des stocks bureautiques et préparation commande
Réponse et archivage des candidatures en accord avec l'équipe de direction
Veille et suivis des plannings salariés en lien avec chef de service et assistante RH - Cegi planning
Suivi des dossiers APL/ALS/Aide sociale /MDPH
Participe à la préparation des événements institutionnels
Suivi des dossiers vacances des habitants
Participation à la complétude des documents officiels (ANAP ; rapports d'activité.)


- Mission 3 : Utilisation de différents logiciels selon la tâche à effectuer
Utilisation Pack Office, Vivality
Création d'outils de communication et d'organisation (affiches, étiquettes publipostage, formulaires, planning.)
EXTRANET /RESID-ESMS : enregistrement mensuel de l'activité pour le conseil départemental sur extranet, et sur RESID-ESMS pour l'ARS.
Participe à la rédaction du rapport d'activité (extraction de données et création de graphiques)
Gestion de divers tableaux de bord pour la gestion du Foyer (participation financière aux activités, droit à l'image, partenariat, données statistiques.)
Appropriation et utilisation de VIA- TRAJECTOIRE
Taches comptables :
o Assure la facturation des résidents ou des personnes accueillies

Missions et tâches décrites de manière non exhaustive.

Salaire et avantages : Selon la CCNT 1966 reprise d'ancienneté possible

Merci d'envoyer vos candidatures (CV + lettre de motivation) par mail à : svanhoye@apei-bethune.fr avant le 23/04/2026