Agent d'accueil à la mairie de mont-de-lans

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Vous accueillez, orientez, renseignez le public. Vous êtes garant(e) des démarches administratives. Missions / conditions d'exercice En coordination avec l’assistante administrative, vous assurez la gestion, l'information et le suivi des démarches administratives, notamment celles liées à l'état civil et aux élections.
Interlocuteur de proximité, vous apportez un premier niveau de réponse aux usagers et assurez le suivi de leur demande auprès des services compétents.

Accueil physique et téléphonique du public :
o Renseigner les personnes sur divers sujets ; démarches administratives, évènements culturels et sportifs,… et les orienter auprès des interlocuteurs concernés,
o Mission d’écrivain publique sur les démarches administratives (aide à la population, accompagnement des séniors)

Officier d'état civil
o Réceptionner et établir les actes d'état civil (reconnaissances, mariages, décès, PACS, changement de nom, de prénom...)
o Opérations funéraires (inhumations, travaux, vente concessions....)
o Préparer et établir les dossiers de mariages, PACS...
o Tenir administrativement les registres d'état civil
o Délivrer les documents d'état civil

Elections
o Effectuer les inscriptions, les radiations sur les listes électorales
o Participer à l'organisation des scrutins électoraux
o Assurer la gestion d'un bureau de vote le jour des scrutins
o Contrôler la tenue des listes électorales, les procédures liées au scrutin, les documents collectés

Recensement de la population
o Enregistrer les informations demandées et établir l’attestation de recensement remise au jeune, transmettre les informations au centre du service national pour convocation à la journée d’appel.

Scolaire
o Mettre à jour les dossiers des familles et faire le point des présences en cantine et périscolaire via le logiciel Arpège
o Régie, enregistrement et transmission aux services financiers des règlements liés aux facturations cantine et périscolaire
Urbanisme :
o Faire des recherches sur le cadastre (délimitation et localisation de parcelles). Toutes autres demandes étant orientées auprès du service Urbanisme et Foncier.
Gestion du courrier :
o Suivi des courriers/courriels entrants et des parapheurs
o Suivi des réponses, tenue d’un registre des courriers sortants
o Gestion du circuit courriers/parapheurs pour la Mairie Annexe
o Affichage dans le secteur qui dépend de la Mairie Annexe

Conseil de Village : appui logistique et administratif au chargé de mission évènementiel, vie associative et vie locale pour l’organisation et la tenue des Conseils de Village Profils recherchés SAVOIRS / SAVOIRS FAIRE
o Maîtrise des techniques d'accueil du public
o Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook...)
o Logiciels utilisés : logiciels Post Office, Berger Levrault (Etat civil), Gescime (cimetière), cadastre, espace Co (Poste)
o Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune, notamment dans les domaines de l'état civil, de l'urbanisme, des élections et du funéraire, appréciée.


SAVOIRS ETRE
Positionné comme premier interlocuteur, l’agent représente l'image de la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels il est en contact direct au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens de l'accueil et qualité d'écoute.
Il sait faire preuve de :
o Diplomatie et maîtrise de soi
o Rigueur et sens de l'organisation
o Discrétion et confidentialité
o Autonomie et polyvalence