Assistant administratif et financier f/h

MISSIONS ET ACTIVITES :

L’assistant administratif et financier assurera :

· le suivi administratif et comptable de la Direction du Développement économique (7.6 M€ de crédits investissement et 1.5 M€ en fonctionnement) ;

· la gestion administrative de la Société d’Economie Mixte (SEM) Cré@ticité.

La SEM Cré@ticité (capital 1 679 600 €/ CA 600k€) a pour objet la construction et la gestion des ensembles immobiliers en vue d’accueillir des entreprises tertiaires ou industrielles sur le territoire. Son patrimoine immobilier est composé d’un hôtel d’entreprises et du bâtiment Medtech sur la technopole Izarbel à Bidart, ainsi que des bâtiments industriels Compositadour et Hegazkin sur la zone Technocité à Bayonne.

Les missions de l’Assistant administratif et financier seront réparties comme suit :

1/ Exécution budgétaire pour la Direction Générale Adjointe Economie

· émission des bons de commande et engagements de dépenses (environ 200/an) ;

· contrôle et rapprochement des factures ;

· suivi administratif et comptable des subventions, cotisations, adhésions ;

· tenue de tableaux de bord ;

· relations avec les prestataires et fournisseurs ;

· participation à la production des éléments pour le suivi budgétaire de la direction en lien avec la responsable.

2/ Gestion financière, locative et administrative pour la SEM Cré@ticité

· gestion financière : gestion des comptes bancaires, prêts et placements, interface avec l’expert-comptable et le Commissaire aux comptes, vérification et paiement des factures et taxes, émission et suivi des appels de loyers et charges ;

· gestion locative : gestion des baux commerciaux en lien avec le Conseiller juridique, interface avec le gestionnaire des locaux (suivi travaux, gestion des entrées et sorties) ;

· gestion administrative : courriers, secrétariat, organisation et suivi des conseils d’administration et assemblées générales, etc.

3/ Secrétariat pour la Direction Générale Adjointe Economie

Afin d’assurer le bon fonctionnement du service, l’assistant administratif et financier pourra intervenir en soutien et en suppléance sur les missions suivantes :

· accueil téléphonique et électronique (réception, identification et orientation des demandes) ;

· gestion des agendas et des plannings ;

· organisation de réunions, rendez-vous avec les élus ;

· diffusion et suivi du courrier entrant/sortant (logiciel métier) ;

· organisation de manifestations (réservation de salle, traiteur, …) ;

· appui aux services sur des tâches administratives ;

· appui au suivi des délibérations et conventions ;

· production de courriers simples et notifications des délibérations ;

· gestion et suivi des ordres de missions et états de frais de déplacements ;

· travaux de reprographie/bureautique ;

· gestion des commandes de fournitures et des abonnements ;

· classement et archivage des dossiers.












· Niveau BTS Assistant de direction/secrétariat bureautique ;

· Connaissance des collectivités locales et du territoire ;

· Connaissances des règles de comptabilité publique ;

· Maîtrise du Pack Office ;

· Capacité d’adaptation aux logiciels informatiques métiers (Ciril finances, i-parapheur, e-attestations) ;

· Grande capacité d’organisation ;

· Sens du travail en équipe ;

· Rigueur, discrétion, disponibilité, maturité, autonomie.




La Communauté d’Agglomération Pays Basque est issue de la fusion de 10 EPCI au 1er janvier 2017 qui constituent désormais des pôles territoriaux.

La Direction Générale Adjointe Economie s’appuie sur un Service Administratif et Financier transversal à l’ensemble des directions qui la composent. Ce service de 4 personnes (3 assistant(e)s et une responsable) assure l’accueil physique et téléphonique, le secrétariat, la comptabilité, le suivi des budgets.