Chargé·e administration, finances et logistique h/f

Sous la responsabilité de la Coordinatrice Générale Mayotte, le·la chargé·e administration, finances et logistique contribue à la réalisation des projets de Santé Sud en assurant la bonne gestion administrative et financière, en collaboration avec les équipes siège et terrain. Il·elle réalise le suivi financier des projets et appui la Coordinatrice Mayotte dans ses missions. Il·elle assure également le suivi logistique des projets, en lien avec la Coordinatrice Mayotte et l’équipe de médiateur·rices.


LE POSTE REPOSE SUR 5 MISSIONS SOCLES :


I. COMPTABILITE


Assurer le recueil, la conformité et l’archivage des pièces justificatives Santé Sud et des partenaires d’exécution des projets à Mayotte ;


Contrôler l’éligibilité des dépenses et la cohérence des affectations ;


Saisir comptablement les dépenses ;


Gérer la trésorerie et émettre des appels de fonds trimestriels ;


II. LOGISTIQUE


Assurer le fonctionnement de la Représentation et l’organisation de la vie au bureau : support aux équipes, règlement des loyers, règlement des factures, approvisionnement en consommables, gestion des stocks, maintenance des locaux et du parc informatique et bureautique ;


Assurer la logistique des activités à réaliser dans le cadre des projets, en lien avec les équipes opérationnelles.


III. CONTROLE DE GESTION : APPUI A LA GESTION FINANCIERE ET ADMINISTRATIVE DES PROJETS


Contribuer à la rédaction des demandes de subventions (construction du budget, plan de financement…) ;


Suivre les demandes et engagements contractuels des bailleurs de fonds publics et privés ;


Suivre l’exécution des projets via les outils de suivi budgétaires, pour les partenaires de mise en œuvre ainsi que pour Santé Sud, en s’assurant que les Plans d’Actions Budgétisés soient à jours de leurs réalisations comptables et de leurs planifications prévisionnelles ;


Appuyer l’établissement des rapports financiers bailleurs en lien étroit avec le siège ;


Soulever et transmettre les éventuelles alertes relatives à l’exécution d’un projet aux responsables programmes concerné·es et à la Coordinatrice et/ou au·à la RAF.


IV. AUDIT, CONFORMITE & CONTROLE INTERNE


Mener des actions d’audit et de contrôle interne (contrôles aléatoires de procédures, formations internes des équipes, élaboration d’outils…) ;


Participer à la préparation et/ou coordonner des audits externes des projets, en lien avec le·la RAF du siège, le pôle opérations et les responsables programmes ;


Participer à la préparation de la certification annuelle des comptes, en support du·de la comptable de l’association et du·de la RAF.


V. DEVELOPPEMENT DE L’ASSOCIATION


Participer au pilotage budgétaire et au contrôle de gestion de la représentation ;


Participer à l’élaboration des tableaux de bord de pilotage de la représentation.


Participer à l’élaboration, la mise en œuvre et au suivi de l’application des procédures administratives et financières ;


Proposer des améliorations des méthodes et procédures financières.