Assistant de direction à mi-temps f/h

Au sein de la Directiondes Affaires Financières (DAF)du siège de l’EFS, vous assistez la Directrice, le Directeur adjointainsi quel’ensemble des membres de la direction.

Vos missions principales :

* Assurer la réception, la transmission et la traçabilité des documents entrants et sortants de la Direction; garantir leur enregistrement informatique et leur classement physique;
* Rédiger, mettre en forme et transmettre les courriers sous la responsabilité du référent du dossier, puis assurer leur archivage;
* Réaliser diverses tâches de secrétariat : photocopies, frappe, reliure, préparation des dossiers;
* Assurer la gestion documentaire dans l'outil Gédéon;
* Organiser les réunions : réservation des salles, rédaction des comptes rendus pour certaines réunions ;
* Gérer les agendas de la Directrice et du Directeur Adjoint;
* Back-up de la responsable du Travel Management (principales missions, liste non exhaustive) :
o Rappeler les procédures et les processus en place, la politique des déplacements, l’utilisation de l’outil de réservation et de création des notes de frais… ;
o Traiter les demandes de réservation en canal Offline ;
o Gérer les demandes de réservation, d’annulation et de modification ;
o Suivre les annulations et l’émission des avoirs auprès de l’agence de voyages,
o Organiser les déplacements de groupe ;