Assistant-e en gestion administrative et financière h/f

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
Intitulé de l'offre : Assistant-e en gestion administrative et financière H/F
Référence : UMR8068-MOBINT-P54002
Lieu de travail : NANTERRE
Institut : INSHS - Institut des sciences humaines et sociales
Date de publication : mercredi 3 décembre 2025
Session : Campagne Hiver 2026
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistante ou assistant en gestion administrative

Missions

Seconder la responsable administrative et participer aux activités de gestion pour garantir la continuité du service.

Activités

- Assurer la gestion administrative et financière des crédits (subventions d'État, contrats, conventions) : suivi, engagements, justifications :
- Assurer le traitement administratif et financier des achats : saisie des créations de fournisseurs, élaboration des bons de commande (flux 1 et 4), constatation du service fait et suivi des engagements.
- Gérer la chaîne de facturation : traitement des workflows dématérialisés, suivi de la facturation interne, relances et litiges, contrôle des dépenses associées à la carte achat.
- Assurer la validation administrative et financière des missions : contrôler et compléter les demandes d'ordres de mission dans Étamine Missions, vérifier et valider les réservations effectuées dans Notilus, créer les UHPI dans RESEDA ainsi que les profils voyageurs des invités, s'assurer de la conformité des informations destinées à la Direction de la sûreté pour les missions en zones à risque ou de longue durée, et vérifier l'imputation correcte des lignes budgétaires.
- Assurer le contrôle, le classement et l'archivage numérique des dossiers administratifs et financiers, garantissant leur conformité et leur traçabilité.
- Contribuer à la communication interne de l'unité en assurant, conjointement avec la responsable administrative, la mise à jour régulière des informations diffusées sur l'intranet.
- Seconder la responsable administrative (RA) et prendre en charge ses dossiers prioritaires en son absence.
- Alimenter les tableaux de bord et produire des indicateurs, bilans et statistiques.
- Instruire des dossiers complexes en garantissant leur conformité.
- Assurer l'instruction des dossiers de recrutement des personnels.
- Préparer et contrôler les actes de gestion et prévenir les contentieux.
- Collecter et/ou contrôler les pièces justificatives des opérations de gestion.
- Suivre et appliquer l'évolution de la réglementation administrative, RH et financière.

Compétences

- Connaissance générale de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche (ESR).
- Connaissance du fonctionnement du CNRS.
- Connaissance des outils Geslab, Etamine Missions, Notilus.
- Bonne maîtrise de l'environnement informatique (Excel, Word, messagerie, web,
- Savoir faire preuve de confidentialité dans le suivi des dossiers.
- Autonomie et réactivité.
- Savoir hiérarchiser les priorités et respecter les délais.
- Témoigner d'aptitudes relationnelles et savoir travailler en équipe.
- Rigueur, fiabilité.
- Goût pour les systèmes d'information.
- Langues anglaise niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Contexte de travail

L'Unité Mixte de Recherche (UMR) 8068 Technologie et Ethnologie des Mondes PréhistoriqueS (TEMPS), placée sous la triple tutelle du CNRS et des Universités Paris 1 et Paris Nanterre, est une unité d'archéologie réunissant environ 120 membres permanents : chercheurs, ingénieurs et techniciens du CNRS, enseignants-chercheurs, ainsi qu'une communauté de 25 doctorants et une vingtaine de post-doctorants européens et extra-européens. TEMPS est par ailleurs l'une des UMR résidentes de la MSH Mondes, situé sur le campus de l¿Université Paris Nanterre.
L'unité couvre un large spectre chronologique et géographique, abordant des problématiques de recherche allant des premières humanités en Europe à l'émergence des villes et de l'écriture.
Ses projets s'appuient sur un budget annuel en forte progression depuis 2022, passé de 442 000 € lors de la création de l'unité à 822 000 € en 2025. Ce budget repose à la fois sur les subventions d'État des tutelles et sur un ensemble de conventions et contrats de recherche, notamment des projets ANR ainsi que divers financements nationaux et internationaux.
L'assistant-e ingénieur-e sera en interaction avec l'ensemble des membres de l'équipe, dont les projets se développent du Bassin parisien jusqu¿aux cinq continents.
Intégré-e au pôle gestion, l'assistant-e ingénieur-e sera placé-e sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative (RA), qui l'accompagnera lors de sa prise de fonction. Il/elle sera amené-e à suivre régulièrement des formations, notamment en lien avec l'évolution des outils administratifs et financiers. Le télétravail est possible dans le respect de la réglementation en vigueur au CNRS.