Au sein de la Direction des Participations et Territoires, vous viendrez en appui à l'assistante de direction. Sous sa responsabilité, vous contribuerez à la coordination et à l'organisation des activités internes et externes de la Direction des Participations et des Territoires. Vous aurez les missions suivantes : Les actions administratives : Gestion d’agenda ; Gestion des moyens généraux et de la vie de l’Agence (société ménage, cafétéria, véhicules de service/fonctions, relations avec le syndic, sécurité, fournitures/courses internes, badges d’accès, réservations salle de réunion, etc…) ; Gestion des déplacements (réservation hôtel, avions, restaurants etc.) ; Accueil physique et téléphonique ; Contrôle et suivi des notes de Frais ; Référencement et suivi des courriers reçus et/ou à envoyer ; Les actions opérationnelles Contrôle et Saisie des factures fournisseurs dans l’ERP; Refacturations ; Suivi actions contractuelles, en support du Directeur ; Suivi de la production des rapports annuels et/ou trimestriels ; Préparation d’éléments de présentation/reporting en vue de réunion/comités avec les parties prenantes ; Production de compte rendus ; Être en soutien administratif de l’agence ; Assurer l’archivage des documents ; La Gestion des administrés : Gestion des demandes entrantes des administrés : deux boites emails ; Ouverture de tickets administratifs ; Maitrise des outils internes ; Suivi de dossiers ; Tenue d’une permanence téléphonique le vendredi ; Analyse et production de reporting ; Assistance des équipes dans le suivi du traitement technique des demandes. Vous préparez un BAC 2 Assistant.e de gestion. Vous êtes curieux.se et rigoureux.se. Vous maîtrisez les outils Office 365 (Excel, Word). Vous disposez d'une aisance rédactionnelle et orale.
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