Le Groupe APSALC recrute pour l'un de ses adhérents un(e) secrétaire (H/F) qui aura les missions suivantes :
Missions principales :
Accueil du public
- Accueil et réponse aux sollicitations du public ou des partenaires
- Accueil téléphonique, gestion des appels
Réalisation d'un suivi administratif
- Rédaction de documents et mise en forme (lettre, compte rendu, rapport d'activité, note, planning, dossiers.)
- Gestion des courriers et convocations (enregistrement du courrier arrivé et au départ, ventilation, expédition)
- Prise en note des informations relatives aux appels
- Ouverture de dossiers, enregistrement et extraction des statistiques (IPG)
- Gestion de planning des permanences et prise de rendez-vous
- Préparation des commandes fournitures, de timbres postaux
- Respect des règles déontologiques et du règlement général sur la protection des données
- Classement et archivage des dossiers
Missions annexes
- Mission d'accueillant aide au public
- Participation à la prise en charge du public d'événements collectifs
Réalisation d'un suivi administratif
- Préparer et enregistrer des paiements (charges, frais.)
- Enregistrer les factures
- Réaliser la tenue de la comptabilité (entrée/sortie) et établir les rapprochements bancaires
- Etablir un suivi de trésorerie
- Etablir un compte de résultat estimé
- Réaliser le suivi des produits
- Communiquer tout document utile au cabinet comptable
Lieu : Dijon (21)
Temps de travail : 17h30/semaine (Temps partiel)
Horaire de travail : A définir
Type de contrat : CDI
Rémunération : Entre 1 900€ et 2 400€ brut/mensuel
Date de prise de poste : Dès que possible
Avantages : 13ème mois
Profil recherché
Vous êtes diplômé d'un BAC, d'un BTS, d'une formation d'agent administratif.
Module FV de base (gratuit - 35h) serait un plus
Compétences techniques attendues :
- Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit)
- Capacité à travailler en interaction avec les autres salariés et partenaires
- Capacité à rédiger et maitrise parfaitement la langue française écrite et orale
- Capacité à prendre de la distance face à certaines situations
- Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques
Connaissance du milieu associatif
Compétences transversales :
- Empathique, accueillant
- Savoir communiquer rapidement et efficacement
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Sait être direct
- Respect de la confidentialité quant aux situations repérées
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Accueillir, orienter, informer une personne,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autre mise à disposition de ressources humaines
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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