L'intendant veille au bon fonctionnement de la Maison de Région de Paris en terme d’accueil, de fonctionnement quotidien et d’entretien. Il en assure la gestion administrative.
- Assurer l'ouverture et la fermeture de la Maison de Région de Paris
- Assurer l’accueil des personnalités et du public au sein de la MR
- Assurer la coordination des missions de l’agent d’accueil (assurées par prestataire externe) en fonction des besoins de la MR, en lien avec la Direction du Protocole et des Relations Publiques
- Gérer le planning de la MR Paris et l’agenda des rendez-vous et des réunions du Président et des élus en lien avec le Cabinet
- Gérer le planning de réservation des salles de la MR de Paris :
o Étudier les demandes de réservation
o Établir des propositions en fonction des disponibilités
o Confirmer les réservations
- Préparer/Installer les salles pour les réunions
- Gérer la signalétique
- Vérifier et/ou veiller au bon fonctionnement des équipements
- Préparer/imprimer les dossiers pour les réunions
- Veiller à la propreté des lieux
- Gérer les stocks de fournitures, consommables et alimentaires (eau, café, thé…)
- Contribuer à l'organisation des différents évènements (cafés d'accueil, déjeuners, diner et cocktails). En assurer l'intendance, le bon déroulement et éventuellement la mise en place et le service.
- Appliquer et veiller au respect des règles protocolaires
- Gérer et suivre les commandes des prestations en lien avec le Service Cérémonies Officielles et Réceptions de la Direction du Protocole et des Relations Publiques
- Assurer le lien avec les services intérieurs et les prestataires externes
- Assurer un repérage et un suivi technique de la Maison de Région
- Signaler les éventuels dysfonctionnements à la Direction des Moyens généraux et à la Direction du Protocole et des Relations Publiques
- Être l'interlocuteur privilégié des prestataires du service (traiteurs, fleuristes, entrepreneurs...)
- Accueillir les prestataires et équipes techniques (nettoyage, maintenance, traiteurs…)
- Réaliser un suivi et établir un bilan d'activités du site
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes et des biens
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