Assistant administratif et financier (f/h)

La Faculté de Droit, campus de Lille, recrute un(e) Assistant administratif et financier (F/H), pour un CDD de 12 mois à temps plein.

Accueil et interface avec l’extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et apprenants). Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Prendre en charge les relations avec les services internes à l’Université (comptabilité, techniques, informatique, RH, etc.) pour ce qui concerne les échanges de documents au quotidien. Résoudre les problèmes et alerter le cas échéant.

Gestion logistique

* Organiser et préparer la logistique des réunions et de certains évènements : veiller au bon déroulement, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, etc.
* Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements : réservation de l’hébergement et transport, inscription, etc.

Gestion administrative

* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.). Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des fax, mails, courriers, etc.
* Réaliser la saisie et la mise à jour de données/fichiers, relatifs à son domaine d’activité.

Gestion des commandes

* Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels nécessaires à l’entité : rédiger et suivre les bons de commandes, réceptionner et vérifier tout ou partie des commandes. Respecter les procédures d’achat établies au sein de l’ICL.

Gestion administrative et financière des inscriptions

* Prendre en charge la relation avec le service Gestion des Affaire Etudiantes.
* Suivre le processus de sélection et d’inscription.
* Gérer les dossiers d’inscription ou de réinscription : après réception et avis du responsable pédagogique, envoyer un dossier définitif pour validation de l’inscription et paiement des frais de scolarité.
* Suivre les demandes de bourses ou de réduction.
* Gérer les accords pédagogiques.
* Corriger les erreurs dans les bases de données.
* Fournir des indicateurs de suivi dans le cadre des candidatures et inscriptions

Amélioration du service rendu

* Apporter un soutien ponctuel à l’équipe de l’entité dans le périmètre de ses compétences.
* Dans le cadre de la démarche qualité et en collaboration avec son référent qualité, participer à l’amélioration continue de l’entité en développant de manière permanente la qualité organisationnelle du service et celle de ses produits/du service rendu, à travers la mise en place d’outils (remontée et analyse d’indicateurs, résolution de problème, évolution des procédures, archivage et numérisation des documents, etc.) ; ceci, aussi bien dans le cadre de ses relations avec des partenaires internes qu’externes. Assurer également le développement de la responsabilité sociale de l’entité.

· Le cas échéant, représenter l’entité, la faculté ou l’université lors de manifestations (tournées d’informations, journées portes ouvertes, colloques, etc.).