Mission principale :
Assurer le soutien administratif et organisationnel pour garantir le bon fonctionnement des services et l'efficacité des opérations quotidiennes.
Responsabilités :
1. Gestion de Bureau :
- Répondre aux appels téléphoniques et planifier des RDV intervention IMES.
- Gérer les emails, le courrier entrant et sortant.
- Commander et gérer les accès fixes plus suivi .
2. Support Administratif :
- Vérification pointage (feuilles heures + feuilles astreinte des équipes Maintenance OUEST)
- Maintenir les dossiers et les systèmes de planification à jour dans l'outil ATHENA.
- Maintenir le suivi de planification tableau ASTREINTE à jour dans l'outil ISIS.
- Assister dans la préparation facturation et le suivi des dépenses.
3. Coordination et Communication :
- Coordonner la planification du planning astreinte de l'information au sein de l'équipe et avec les autres services.
- Faciliter la communication interne et externe de l'organisation.
Compétences requises :
- Techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Connaissance des systèmes de gestion documentaire.
- Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément.
- Personnelles :
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Forte capacité de communication orale et écrite.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Attention aux détails et précision dans l'exécution des tâches.
Environnement de Travail :
L'assistante administrative travaillera dans un OPEN SPACE, au sein d'une équipe administrative ou en collaboration avec différents services de l'entreprise.
Profil :
Formation et Expérience :
- Diplôme en secrétariat, administration ou dans un domaine annexe.
- Une expérience antérieure dans un poste similaire est un atout.
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