Assistant de direction (h/f)

Mission principale :

Sous l’autorité de la directrice des Archives départementales et en relation avec l’ensemble de l’équipe de la direction, l’assistant(e) de direction assure une mission d’assistance et d’appui de la direction et des chefs de service dans l’organisation et le suivi administratif des dossiers qui lui sont confiés. Il/elle coordonne l’information et assure l’interface au sein de l’équipe des Archives et le lien avec les partenaires extérieurs. L’assistant(e) de direction assure la gestion du secrétariat (courriers, archivage des dossiers). Il/elle participe régulièrement aux permanences hebdomadaires d’accueil du public (en moyenne 3 demi-journées par semaine). A titre ponctuel, et comme l'ensemble des agents des Archives départementales, l’assistant(e) de direction participe aux travaux collectifs de traitement matériel des documents.


Localisation du poste : Archives départementales – 61, rue Saint Fuscien – 80000 AMIENS
Groupe de fonctions IFSE : B8


Missions et activités :


Gestion administrative :

* Enregistrer, répartir dans les services et traiter les courriers, assurer le suivi via le logiciel et gérer la circulation des parapheurs
* Assurer le suivi des réponses aux demandes
* Organiser des réunions et gérer l’agenda de la directrice
* Centraliser les informations et coordonner leur circulation
* Créer des outils et tableaux de bord de suivi de l’activité
* Rédiger des courriers, notes, synthèses et comptes rendus
* Assurer le suivi des dossiers délégués
* Participer à l’élaboration des rapports via le logiciel de gestion des délibérations
* Gérer et mettre à jour le fichier des contacts
* Transmettre les chiffres d'activité
* Assurer la saisie et la mise en forme de documents
* Établir les comptes rendus des réunions internes
* Ranger les dossiers conformément au plan de classement

Accueil physique et téléphonique

* Participer aux permanences d’accueil
* Orienter et guider les usagers dans leurs démarches

Travaux collectifs

* Participer aux opérations internes de traitement matériel des documents d’archives


Environnement du poste :


Relations hiérarchiques : L’assistant(e) de direction est placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la directrice des Archives départementales qui fixe ses objectifs, procède à son évaluation et définit, en concertation avec lui/elle, son plan de formation. Il/elle lui rend compte de façon régulière de son activité et des problématiques rencontrées.


Relations fonctionnelles :

Internes :

* avec l’ensemble du personnel des Archives départementales
* avec l’ensemble des services départementaux

Externes :

* avec les usagers et les partenaires publics et privés

Contraintes du poste :

* Respect des horaires d’ouverture au public
* Continuité de service
* Port ponctuel de charges



Profil

Compétences requises :


Connaissances :

* connaissance du fonctionnement et de l’organisation de l'administration départementale
* connaissance des procédures administratives
* maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
* maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe
* maîtrise du logiciel d’enregistrement du courrier
* maîtrise des outils bureautiques et du logiciel OXYAD

Aptitudes professionnelles :

* aptitude à l’organisation et à la coordination
* capacité d'analyse et de synthèse
* capacité d’anticipation et de proposition
* capacité à hiérarchiser les urgences
* capacités rédactionnelles

Comportements professionnels – motivations :

* Excellent relationnel
* Rigueur et méthode
* Discrétion
* Loyauté envers sa directrice
* Sens du travail en équipe
* Autonomie
* Réactivité et prise d’initiative
* Disponibilité
* Dynamisme
* Intérêt pour le patrimoine écrit



Informations contractuelles

Avantages


Les agents du Département profitent d'une politique RH dynamique, innovante et stimulante :

* Développement et renforcement des compétences : Un plan de formation ambitieux et un accompagnement à la mobilité interne tout au long de la carrière
* Soutien financier : Régime indemnitaire, prime annuelle, titres-restaurant
* Déplacements : Forfait mobilité durable et participation aux frais de transport en commun (75% dont location de vélo et co-voiturage)
* Action Sociale : Accès aux prestations du CNAS (vacances, loisirs, billetterie) et à une Amicale du personnel, temps conviviaux (noël des enfants du personnel, vœux, village des agents…), accompagnement social et actions de prévention des risques professionnels
* Inclusion : aides spécifiques et adaptation des postes de travail
* Santé : contrats collectifs mutuelle et à la prévoyance avec participation de l’employeur, séances sport-santé et bâtiments équipés de salles de sport
* Équilibre : Télétravail et horaires flexibles pour concilier vie pro et vie perso.
* Conciergerie privée sur Amiens
* Déploiement d’actions pour améliorer continuellement la qualité de vie au travail, le travail en transversalité et en mode projet


Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être transmises via le formulaire de candidature en ligne avant le 27 avril 2026.