Assistante, assistant direction h/f - ec21692

Assistante, assistant direction H/F - EC21692 Placé sous l'autorité directe de la Directrice, Directeur de la Petite enfance, vous assurez des missions d'assistante de Direction auprès de la Directrice, Directeur et des entités directement rattachées à la Direction.
A ce titre, vous assistez et organisez au quotidien la ... ssionnelle de la Directrice, Directeur. Vous assurez l'accueil de la Direction et réalisez des missions de secrétariat administratif et de gestion courante, courant. Vous assurez la gestion, le suivi et la coordination de plusieurs dossiers transversaux pour la Direction. Vous assurez aussi le suivi de l'activité de la Direction et des outils de suivi.
Vous êtes identifiés comme un maillon essentiel au bon fonctionnement de la Direction et à la bonne continuité de l'activité. A ce titre vous travaillez en transversalité et en coordination avec les autres assistantes (Direction et / ou services), vous partagez de manière, manier fluide les informations et les activités. Une continuité d'activité et suppléance sont assurées entre les assistantes et vous travaillez en collaboration avec l'assistant administratif et moyens généraux de la Direction.

Activités principales:

Assiste et organise au quotidien la ... ssionnelle de la Directrice, Directeur et des entités rattachées:
- assure quotidiennement le suivi et la bonne organisation de l'agenda de la Directrice, Directeur (anticipation, modification, montage de RV)
- assure un rôle de veille et de relance auprès de la Directrice, Directeur sur des échéances ou informations importantes
- suit, organise, et anticipe l'agenda de la Directrice, Directeur en veillant à préserver des plages de travail libre
- organise et planifie des réunions et rdv (invitation et relance, préparation des ordres du jour, préparation des supports) et faire le lien avec l'agent administratif et moyens généraux de la direction sur la gestion logistique de ces réunions (matériel information, accueil café ;.)
- vous vous assurez de la bonne préparation des salles des réunions (disposition, matériel, micro etc) en lien avec l'assistante administrative et moyens généraux en charge de ces missions.
- organise les déplacements professionnels : réservations, ordre de mission, remboursements etc...
- prépare les dossiers nécessaires aux entretiens et rdv de la Directrice, Directeur
- prépare des présentations sur différents outils : ppt, canva etc
- apporte un appui d ... s les composantes du quotidien de la Direction

Assure l'accueil de la Direction de la Petite enfance, en lien avec l'agent administratif, accueil et moyens généraux :
- contribue à l'accueil téléphonique et physique, en veillant à la qualité de l'accueil
- renseigne et oriente les interlocuteurs (physiques, appels, mails etc ) et transmet et suit les informations (gestion de 1er niveau)
- reçoit, filtre et transmet les messages et communications à la Directrice, Directeur
- contribue au lien et le suivi avec l'accueil du bâtiment Jaurès, et le guichet unique Lyon en Direct.
- prépare et organise l'accueil des nouveaux arrivants de la Direction à Jaurès : parcours d'intégration, documents, présentation des outils et G, organisation des visites etc ...

Assure des missions et tâches de secrétariat pour la Directrice, Directeur et les entités rattachées:
- assure l'enregistrement et le suivi des courriers signalés pour traitement
- contribue à la gestion et suivi du courrier entrant et sortant en lien avec l'agent référent : réception, enregistrement, suivi, mise en signature, envoi, diffusion
- gère, ger et suit les parapheurs et autres envois d ... ervices
- assurer tous les travaux de secrétariat de direction - rédiger les comptes rendus, mettre en forme des notes, relire des courriers, présentations, rapports aux élus, et tout document administratifs
- assure le suivi, l'archivage et le classement des documents administratifs sous format papier et/ou dématérialisé
- assure le suivi du G en lien avec le Correspondant informatique
- prépare des listings et publipo ... forme adaptée, adapté pour les envois en masse en lien avec la communication) ou la mission GRU (hors crèches)
- organise et met à disposition les documents administratif (modèles notes, rapports, courriers, présentation, logos etc )

Assure la gestion et coordination administrative et outils de suivi:
- assure le rôle de référent pour la Direction sur plusieurs missions ressources ou transversales : communication, site intranet, documentation
- centralise l'ensemble des demandes des directions ressources ou extérieures, coordonne, coordon les réponses et en assure le suivi
- élabore, renseigne, met à jour et diffuse les tableaux de suivi
- garanti la coo